Strategische Kanzleientwicklung: Schöpfen Sie das Potenzial aus!

In diesem Ratgeber erfahren Sie, wie Sie heute mit drei einfachen Schritten in 30 Minuten wichtige Weichen für Ihre Kanzleientwicklung stellen. Was sind für Sie und Ihre Kanzlei die wichtigsten KPIs – Key Performance Indicators: signifikante Marker, Zahlen und Fakten – um den Erfolg Ihres Arbeitsalltags messen zu können? Wodurch wissen Sie, dass sich Ihre Überstunden tatsächlich auszahlen? Kennen Sie Ihre strategischen Ziele, Herausforderungen und ungenutzten Ressourcen?

Top 3 für eine nachhaltige Kanzleientwicklung

Die allermeisten Kanzleiinhaber drehen sich in ihren Strategieüberlegungen regelmäßig um das sogenannte „doppelte Dreigestirn“ im klassisch-betriebswirtschaftlichen Sinne:  

1. Umsatz und Gewinn 
2. Mitarbeiter und Führung 
3. Nachhaltigkeit und Effizienz 

Dabei nehmen die realistische Einschätzung des Rechtsmarktes und der Mitbewerber, relevante Entwicklungen und Innovationen sowie die persönliche Weiterentwicklung der Kanzleiinhaber eine eher untergeordnete Rolle ein. Schade, sind doch diese quasi die Basis jeder erfolgreichen strategischen Kanzleientwicklung. Vor allem aber wären diese Perspektiven das Einfallstor für Veränderungspotenzial! Auch wenn weder die Anwältinnen und Anwälte selbst noch deren Fachausbildung sich verändert – die Mandanten und deren Bedürfnisse tun es und haben es schon getan. Aber was können Sie heute nach diesem Ratgeber in 30 Minuten nachhaltig verändern, um mehr Umsatz, loyale Mitarbeiter und eine wirtschaftlich erfolgreiche Kanzlei zu haben? 

Kanzleientwicklung: Umsätze und Kostenmanagement

Was können Sie heute für einen höheren Umsatz in Ihrer Kanzlei tun? 

1. Rechnungen schreiben und Zahlungsflüsse kontrollieren: als Top-Prio des Tages 
2. Ungenutztes Geschäft im virtuellen Aktenschrank aufspüren: Altmandate, Folgemandate, Empfehlungen, Beratungsangebote 
3. Gebührenvereinbarung vorbereiten: Kostenkalkulation für gut kalkulierten Stundensatz immer up to date bereithalten

Dass Umsatz nicht gleich Gewinn ist, ist mittlerweile auch in der Anwaltsbranche angekommen. Dennoch fokussieren sich die allermeisten Kolleginnen und Kollegen noch zu sehr auf das Einsparen von Kosten und halten dabei dringend notwendige Investitionen in die Kanzlei oder in die eigene Weiterentwicklung zu lange zurück. Die Folge ist ein Wachstumsstopp und ein Verschleiß der eigenen Ressourcen sowie der Mitarbeiter. Fehler sind vorprogrammiert. Anwälte verkennen jedoch, dass Umsatz nicht die Anzahl der Akten im Schrank bzw. im Kanzleiprogramm ist, sondern gestellte und bezahlte Abrechnungen. Natürlich müssen Kosten regelmäßig konstruktiv hinterfragt und Zahlungsflüsse gemonitort werden. Der Top-Fokus sollte jedoch in jedem Fall auf dem Aufspüren und Generieren von abrechenbaren Leistungen und deren tatsächlicher Abrechnung liegen. 

Kanzleientwicklung braucht motivierte Mitarbeiter

Wie können Sie Ihre Mitarbeiter heute und langfristig motivieren, sich für die Kanzlei einzusetzen? 

1. Werte und Kultur: Seien Sie klar in dem, was Ihnen wichtig ist und wie Sie es umsetzen möchten! 
2. Sinn und Purpose: Stellen Sie Ihre Arbeit, Ihre Vision und Ziele und die Ihrer Mitarbeiter auf einer Metaebene in einen höheren Zusammenhang und laden Sie regelmäßig dazu ein, darüber zu reflektieren! 
3. Eigenverantwortung: Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter zu Eigenverantwortung und Innovation und sorgen Sie für eine positive Fehlerkultur!

Kanzleigewinne werden heute nach wie vor leider allzu oft auf dem Rücken der Mitarbeiter erwirtschaftet. Oft liegt das am eigenen hohen Leistungsanspruch, den Juristen seit dem Studium an sich stellen, oder man erliegt der Illusion, dass moderne digitalisierte Kanzleien keine Mitarbeiter mehr benötigten. Dabei beschädigt beides das Wertvollste, was Ihre Kanzlei hat: Das sind nämlich nicht die Mandanten, sondern Ihre Mitarbeiter. Diese sorgen nicht nur für reibungslose, kostensparende und effiziente Kanzleiabläufe, sondern sind maßgeblich daran beteiligt, ob Sie das Mandat erfolgreich beenden, der Mandant zufrieden ist und die richtigen Neumandate die Kanzlei finden. Qualifizierte und motivierte Mitarbeiter zu finden und zu binden, gehört daher ebenfalls zur Top-Priorität: entweder bei Ihnen oder bei Ihrer Konkurrenz. 

Die 3 wichtigsten Dinge, die jede Woche in Ihrem Terminkalender stehen sollten

1. Management: Kosten und Cashflow (Bereich: Business Development) 
2. Führung: Schlüsselkräfte halten (Bereich: Human Resources) 
3. Marketing: Reichweite in der Zielgruppe (Bereich: Marketing und Vertrieb)

Neben den beiden wichtigen Themenfeldern Management und Führung sollte der Fokus zunehmend auf Marketing gesetzt werden. Ich kann mich noch gut an Zeiten erinnern, als Kanzleien meinten, sie bräuchten keine Website. Mittlerweile muss der Aufbau einer Kanzleimarke oder Anwaltsmarke auch bei kleinen und mittleren Kanzleien das Ziel sein, um erfolgreich am Markt bestehen zu können und zukunftsfit zu sein. Das bedeutet in erster Linie, sich mit (Fach-)Beiträgen dort zu positionieren, wo die Wunschmandanten unterwegs sind, und auf seine Expertise aufmerksam zu machen. Social Media ist dafür hervorragend geeignet: So werden auch Interessenten auf Sie aufmerksam, die nicht im unmittelbaren Umfeld wohnen, jedoch Ihre Fachexpertise zu schätzen wissen. Mehr Mandate in Ihrem Spezialgebiet bedeutet jedoch, effiziente Prozesse dafür in der Kanzlei etablieren und sehr gute Arbeit als Anwalt abliefern zu können.  

Ein Profil auf anwalt.de beinhaltet alles, was Sie für einen starken Online-Auftritt benötigen: Profitieren Sie von hocheffizienten Marketingfunktionen mit enormer Reichweite. Monatlich 4,2 Millionen Seitenaufrufe sprechen für sich. Mit einem Profil in der Produktstufe Silber oder Gold können Sie auf anwalt.de Rechtstipps veröffentlichen. So generieren Sie zusätzliche Sichtbarkeit zu der ohnehin schon hohen Reichweite Ihres Profils. Nutzen Sie Ihre eigenen Publikationen, um sich als Experte gezielt zu bestimmten Fragestellungen zu positionieren. Auf anwalt.de veröffentlichte Rechtstipps erscheinen nicht nur auf Top-Positionen bei Google und regelmäßig in Google News – sie eignen sich auch ideal, um in Social Media geteilt zu werden.  

Der Arbeitsalltag in der Kanzlei ist selten ein 40-Stunden-Job. Strategische Kanzleientwicklung meinen sich daher viele Kolleginnen und Kollegen nicht „leisten“ zu können: Sie verdienen vor lauter Arbeit kein Geld. Das muss nicht so sein. Sie als Kanzleiinhaber haben die Wahl.

Fachbuch: „Strategische Kanzleientwicklung: Gründung, Management, Führung, Marketing“

Die Digitalisierung und Globalisierung, Pandemien und Wirtschaftskrisen, aber auch die Anforderungen der neuen Arbeitswelt und an nachhaltiges Wirtschaften stellen Anwältinnen und Anwälte sowie Kanzleien vor immer neue Herausforderungen. Die aktualisierte zweite Auflage des Fachbuches „Strategische Kanzleientwicklung: Gründung, Management, Führung und Marketing“ von Geertje Tutschka (Lehrbuch für den LL.M. „Lawyer and Legal Practice“ an der Hagen Law School) befasst sich daher vor allem mit den veränderten Anforderungen des Rechtsmarktes an die anwaltliche Dienstleistung in Deutschland und Österreich.