Die virtuelle oder digitale Mitgliederversammlung während Corona

Egal, ob Fußball, Tennis oder Golf. Das Vereinsleben steht aufgrund der Corona-Pandemie schon seit längerem still. Im Hintergrund laufen die Verpflichtungen des Vereins jedoch weiter. Trotz oder gerade wegen der Pandemie sind weiterhin Mitgliederversammlungen erforderlich. Die Durchführung von Präsenzversammlungen ist aufgrund der aktuellen behördlichen Maßnahmen allerdings nicht oder nur eingeschränkt möglich. Fragen, wie die Mitgliederversammlungen nun stattfinden und wie Beschlüsse zu fassen sind, hat der Gesetzgeber nun mit der Schaffung von § 5 COVMG (Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie) beantwortet. Die Norm gilt (vorerst) vom 28.02.2021 bis zum 31.12.2021. Update:  Der Bundestag hat § 5 COVMG und damit die Möglichkeit virtuelle Mitgliederversammlungen abzuhalten bis zum 31.08.2022 verlängert .

1. Mitgliederversammlungen

a) Allgemeines

Nach § 32 Abs. 1 S. 1 BGB werden Angelegenheiten des Vereins durch Beschlussfassung in einer Mitgliederversammlung beraten. Der Begriff der Mitgliederversammlung meint dabei das physische Zusammentreffen, also eine Präsenzveranstaltung. Eine virtuelle Mitgliederversammlung war bislang nur möglich, wenn die Satzung des Vereins dies vorsieht.

Dem schafft § 5 Abs. 2 COVMG Abhilfe und ermöglicht auch ohne Satzungsänderung eine virtuelle Kommunikation, damit die Vereine ihre Aufgaben weiter ausführen können. Die Mitglieder können also virtuell an der Versammlung teilnehmen oder aber ihre Stimmen vor der Versammlung schriftlich abgeben.

b) Einberufung der virtuellen Mitgliederversammlung

Für die Einberufung als solche enthält das COVMG keine Vorgaben. Daher ist nach wie vor auf die Regeln für die Einberufung in der Satzung zurückzugreifen. Die Einberufung kann demnach postalisch oder elektronisch erfolgen.

Zu beachten bleibt allerdings, dass für die virtuelle Mitgliederversammlung ein Programm zu wählen ist, dass die Teilnahme erst nach Eingabe von Zugangsdaten erlaubt. Diese Zugangsdaten sollten nur den Vereinsmitgliedern mitgeteilt werden und von diesen geheim gehalten werden.

c) Durchführung der Mitgliederversammlung

Ein Medium für die Durchführung der Mitgliederversammlung ist nicht vorgeschrieben. Möglich sind insbesondere Telefon- und Videokonferenzen. Dabei können Wahlen und Abstimmungen auch mittels besonderer Software durchgeführt werden.

d) Keine Verpflichtung zur Einberufung einer ordentlichen Mitgliederversammlung

Gemäß § 5 Abs. 3a COVMG ist der Vorstand nicht verpflichtet, eine ordentliche Mitgliederversammlung einzuberufen, solange eine Versammlung in Präsenz nicht möglich ist und eine virtuelle Versammlung für den Verein oder deren Mitglieder nicht zumutbar ist.

2. Beschlussfassung des Vereins

Auch für die Beschlussfassung hat der Gesetzgeber Erleichterungen in § 2 COVMG vorgesehen:

Mitglieder können an der Mitgliederversammlung teilnehmen, ohne dass sie am Ort der Versammlung zugegen sind, indem sie ihre Mitgliederrechte durch elektronische Kommunikation ausüben. Dabei besteht auch die Möglichkeit, dass ein Teil der Mitglieder am Versammlungsort zusammenkommt und der andere Teil der Mitglieder elektronisch an der Versammlung teilnimmt. Die Stimmen können sodann im Wege der elektronischen Kommunikation abgegeben werden. Die genaue Durchführung der Versammlung und auch die Stimmabgabe bedarf dabei keiner vorgeschriebenen Form. Der Verein sollte jedoch die technischen Gegebenheiten der Mitglieder berücksichtigen und eine Vorgehensweise auswählen, die möglichst wenig Mitglieder von der Teilnahme ausschließt. Die Stimmabgabe kann dabei so erfolgen, wie bei einer Mitgliederversammlung vor Ort und kann daher durch die Satzung geregelt werden. Es kommen mündliche, schriftliche oder geheime Abstimmungen in Betracht oder auch die Abstimmung durch Handzeichen.

Nach § 5 II Nr. 2 COVMG kann den Mitgliedern ermöglicht werden, ihre Stimme vor Durchführung der Mitgliederversammlung schriftlich abzugeben, ohne dass eine Teilnahme an der Mitgliederversammlung erforderlich ist, damit auch Mitglieder einbezogen werden, die keine Möglichkeit haben, an einer virtuellen Versammlung teilzunehmen. Die Stimmabgabe kann dabei per Brief, Fax, Mail oder auch im Chat erfolgen.

3. Beschlussfassung ohne Mitgliederversammlung

Gemäß § 5 Abs. 3 COVMG ein Beschluss ohne Mitgliederversammlung auch dann zulässig, wenn alle Mitglieder beteiligt wurden, mindestens die Hälfte der Mitglieder ihre Stimme bis zu dem vom Verein gesetzten Termin in Textform abgegeben haben und der Beschluss mit der erforderlichen Mehrheit gefasst wurde.

4. Fazit

Der Gesetzgeber hat mit § 5 COVMG einige Erleichterungen für Vereine geschaffen und die Beschlussfassung in Zeiten von Corona weiterhin möglich gemacht. Allerdings ist dabei auch die Satzung des jeweiligen Vereins einzuhalten und deren Erfordernisse weiterhin zu berücksichtigen. Zudem ist den Mitgliedern mit Einladung zur Mitgliederversammlung die genaue Art und Weise der Durchführung, d.h. Form und Frist der Stimmabgabe, Ergebnisfeststellungen und Zugangsdaten, mitzuteilen.

Der Verein sollte zudem darauf achten, alle Mitglieder des Vereins mit in der Versammlung einzubeziehen und daher auch die technischen Gegebenheiten einzelner Mitglieder berücksichtigen. Außerdem ist auch die Größe des Vereins nicht zu vernachlässigen. Reicht bei kleineren Vereinen oftmals eine Telefonkonferenz, um sich abzustimmen, ist bei größeren Vereinen eher eine Videokonferenz durchzuführen. Bekannte Programme sind dabei Zoom, Skype oder Teams. Um dabei eine Verzögerung zu vermeiden, sollte der Einsatz solcher Mittel vor der Versammlung getestet und geübt werden.

Anzuraten ist darüber hinaus, in der Vereinssatzung auch die Durchführung virtueller Versammlungen und virtueller Stimmabgaben zu regeln.