Optimierung der Kanzleiorganisation lohnt sich für Anwälte

Rechtsanwälte, die Arbeitsprozesse optimieren möchten, sollten zunächst die eigene Kanzleiorganisation unter die Lupe nehmen. Der Vorteil davon ist: Maßnahmen, die die Kanzleiorganisation verbessern, sind häufig nicht kompliziert oder teuer, bewirken aber nach kurzer Zeit sichtbare Effekte.

Sie umfasst alle anfallenden Arbeitsprozesse – von der Anfrage eines Ratsuchenden bis zur Beendigung eines Mandats –, wozu auch die mandatsunabhängigen Organisationsaufgaben zählen. Anwälte können sich dabei leicht verzetteln.

Das papierlose Büro soll Rechtsanwälten die Organisation erleichtern sowie Arbeitsabläufe schneller und übersichtlicher gestalten. Ein nahezu papierloses Büro ist aber für die Mehrheit der Anwaltschaft nicht die Regel; derzeit herrscht eine Mischung aus analogen und digitalen Arbeitsschritten – das „hybride Büro“ – vor. Wer die Vorteile einer digitalen Kanzleiorganisation kennengelernt hat, weiß sie schnell zu schätzen.

Seit 01.01.2022 gilt die aktive Nutzungspflicht des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA). Bis 2026 soll der Rechtsverkehr bei Gerichten vollständig elektronisch sein. Derzeit sehen sich erst 36 % aller Kanzleien auf wichtige unternehmerische Themen wie Technologie, Mandantenfokus, Organisation und Personal sehr gut vorbereitet.* Anwälte, die die Kanzleiorganisation und ihr Unternehmen frühzeitig dem aktuellen digitalen Wandel der Rechtsbranche anpassen, sind daher im Vorteil.

* Wolters Kluwer: Future Ready Lawyer 2021. Der Rechtsmarkt nach der Pandemie.

Drei Gründe, warum Kanzleiorganisation zu einer Erfolgsstrategie dazugehört

Die Bedeutung einer guten Organisation für den Kanzleierfolg sollte nicht unterschätzt werden. Effiziente Lösungen steigern die Produktivität: So bleiben mehr Zeit und Energie für Mandanten.

Freie Ressourcen

Ihre Kanzlei wächst, eventuell werden sogar neue Mitarbeiter eingestellt. Spätestens jetzt wird sich eine gute Organisation auszahlen. Sind Arbeitsabläufe und Zuständigkeiten klar definiert und dokumentiert, erleichtert das die Zusammenarbeit und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und Kollegen.

Eine smarte Kanzleiorganisation reduziert zudem den Verwaltungsaufwand und senkt die Fehlerwahrscheinlichkeit sowie damit einhergehende Haftungskosten.

Schnellere Mandatsbearbeitung mithilfe einer Kanzleisoftware setzt wertvolle Zeit frei, die Anwälte für die Betreuung ihrer Mandanten und für die Fallbearbeitung einsetzen können.

Souveränes Fristenmanagement

Eine Kanzleisoftware beinhaltet oft einen digitalen Fristenkalender. Obwohl der Bundesgerichtshof aus Haftungsgründen den Papierausdruck eines elektronischen Fristenkalenders verlangt, bietet die digitale Form einen schnelleren Überblick. Das vereinfacht das Fristenmanagement für Anwälte. Auf Dauer wird sich der digitale Fristenkalender deshalb wohl durchsetzen.

Starke Mandantenbindung

Bei einer funktionierenden Organisation erfolgt die Kommunikation mit Mandanten reibungslos und zeitnah. Das wirkt sich positiv auf die Mandantenzufriedenheit aus, sorgt für bessere Bewertungen und damit für mehr Anfragen.

Denn Mängel in der Organisation bleiben Mandanten nicht lange verborgen: verlegte Akten, Papierstapel im Büro und schlechte Informationsweitergabe schaden jeder Kanzlei und gefährden die Reputation. Wie Sie die Bindung zu Ihren Mandanten stärken, erfahren Sie in einem eigenen Ratgeber.

Sechs Tipps für eine effiziente Kanzleiorganisation

Planvoll vorgehen

Mindestanforderungen erfüllt?

Die Berufsordnung schreibt Anwälten berufsrechtliche Pflichten vor, die grundsätzlich erfüllt sein müssen. Sie regelt die Anforderungen in Bezug auf: 

• sachliche Ausstattung 

• personelle Situation 

• organisatorische Voraussetzungen 

Nach der Rechtsprechung des BGH muss ein Anwalt, um die Kanzleipflicht zu erfüllen, über einen Raum verfügen, in dem er seinen Berufsgeschäften nachgehen kann und wo er zu den üblichen Geschäftsstunden normalerweise erreichbar ist. Dort müssen zudem ein betrieblicher Telefonanschluss sowie ein Briefkasten vorhanden sein.

Ein Kanzleischild muss die Öffentlichkeit vor Ort auf die Tätigkeit des Anwalts hinweisen. Ein Anwalt ist außerdem verpflichtet, für fremde Vermögenswerte ein Anderkonto zu führen (§ 4 BORA).

Kommunikation im Team

Nicht immer ist es für Rechtsanwälte wirtschaftlich, einen Mitarbeiter für Sekretariatsaufgaben zu beschäftigen. Anwälte können für den Sekretariatsservice auch einen externen Dienstleister beauftragen.

Beschäftigen Anwälte Mitarbeiter, wie z. B. Rechtsanwaltsfachangestellte, steht und fällt eine gute Büroorganisation mit der Kommunikation. Machen Sie deutlich, welcher Mitarbeiter für bestimmte Aufgaben zuständig ist.

Dokumentation

Dokumentieren Sie Organisationsabläufe und Zuständigkeiten schriftlich, um (neuen) Mitarbeitern, wie z. B. Rechtsanwaltsfachangestellten, einen praktischen Leitfaden an die Hand zu geben. Das kann beispielsweise mithilfe eines Organisationshandbuchs geschehen. Für den Fall einer Vertretung oder eines Personalwechsels sollten Sie standardisierte Abläufe schriftlich festgesetzt haben. Auf Dauer lohnt es sich für Anwälte, diese Zeit einmalig zu investieren.

Ergebnisse regelmäßig überprüfen

Machen Sie sich vor der Umstrukturierung der Organisation einen Plan, welche Ziele Sie wann erreichen möchten. Konkrete Vorgaben ermöglichen es Ihnen, zu kontrollieren, welche Maßnahmen wirksam sind und welche nicht.

Zeiterfassungssysteme für Kanzleien sind ebenfalls als Analysetool geeignet: So können Sie erkennen, welche Tätigkeiten viel Zeit beanspruchen und sich möglicherweise optimieren lassen.

Kanzleimarketing

Durch Kanzleimarketing bauen Sie sich und Ihre Dienstleistung als Marke auf. Ihre Außenwirkung können Sie aktiv gestalten, auf die Unterstützung einer Marketingagentur sind Sie dabei nicht angewiesen. Da solche Dienstleistungen mitunter kostspielig sind, lohnt sich selbstständiges Marketing besonders für kleine Kanzleien und einzelne niedergelassene Anwälte.

Ein anwalt.de-Konto unterstützt Sie bei Ihren Marketingmaßnahmen: 

• Online-Präsenz auf der Anwaltsplattform 

• suchmaschinenoptimiertes Profil: Top-Positionen in Google für hohe Auffindbarkeit 

• detaillierte Informationen zu Ihrer Person und Expertise auf dem anwalt.de-Profil 

• persönliches Profilvideo (Produktstufe Gold)

• direkte Kontaktmöglichkeit für Ratsuchende 

• Veröffentlichung hilfreicher Rechtstipps für Ratsuchende (ab Produktstufe Silber)

• optionale Teilnahme am Bewertungssystem (ab Produktstufe Silber)

• Verlinkungsmöglichkeiten zwischen dem anwalt.de-Profil und Ihren Social Media-Accounts 

Gehen Sie den Weg zur maximalen Onlinesichtbarkeit: Jetzt Termin vereinbaren!

Digitale Kanzleiorganisation: Von der Anfrage bis zur Abrechnung

Dokumentenmanagement

Einige der Vorteile einer Software für die Dokumentenverwaltung sind:

• strukturierte Aktenanlage 

• automatische Prüfung einer Interessenskollision  

• zentrale Verwaltung aller Mandantendaten inkl. Adressen  

• schnelles Auffinden von Dateien dank Texterfassung  

• Textvorlagen für Standardschreiben (z. B. Fristverlängerungsantrag, Terminsnachricht) 

• automatische Dokumentenerstellung 

• Wiedervorlagesystem  

• i. d. R. automatische Abrechnung der E-Akten

Alle eingehenden Schreiben sollten zunächst mit einem Eingangsstempel versehen und anschließend auf Fristen hin kontrolliert werden. Es empfiehlt sich, die Post nach einem festgelegten System zu sortieren und abzulegen. Wird der Posteingang digitalisiert, lohnt es sich, in einen hochwertigen Scanner mit automatischer Texterkennung und Verschlagwortung zu investieren. Geräte, die mit einer Kanzleisoftware gekoppelt sind, senden Dokumente direkt an vorgesehene Speicherorte in der E-Akte.

Genauere Informationen zum rechtssicheren Scannen bietet die TR Resiscan des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik. Die notwendigen Papierdokumente können nun in der Akte abgelegt werden. Falls Kanzleien ausschließlich Online-Akten führen, werden die Dokumente archiviert.

Beim digitalen Postausgang gilt: Rechtsanwälte sollten Dokumente, die sie in Papierform unterschreiben, mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Nach der Übermittlung eines Faxes sollten sie den Sendebericht archivieren, um den Ausgang im Zweifelsfall zu belegen. Im beA ist es nicht ausreichend, zu kontrollieren, ob ein Schriftsatz versandt wurde. Anwälte müssen auch prüfen, welche Art Schriftsatz gesendet wurde. Für das Dokumentenmanagement bietet das beA außerdem Folgendes an:

• Eingangsbestätigung 

• Prüfprotokoll 

• Übermittlungsprotokoll 

Anwälte können ihren Mitarbeitern entsprechende Rechte gewähren, damit sie Zugriff zum beA-Postfach erhalten.

Ausgehende Post wird gesammelt und am Ende des Tages zur Post gebracht. Um nichts Wichtiges zu übersehen, ist es sinnvoll, diese Aufgabe einer bestimmten Person zuzuweisen. Rechtsanwälte dürfen Routineaufgaben, wozu auch der Versand von Post und fristgebundenen Telefax-Schreiben zählt, an Mitarbeiter und Rechtsanwaltsfachangestellte übertragen.

Der Anwalt muss exakte Anweisungen zur Ausfertigung und zum Versenden geben. Er oder eine erfahrene Bürokraft müssen den Versand fristwahrender Schriftsätze zudem allabendlich überprüfen. Die Kontrolle muss dabei mithilfe des Fristenkalenders erfolgen.

Kanzleiverwaltung

Rechtsanwälte müssen neben mandatsbezogenen Akten auch Akten zur Kanzleiverwaltung führen, in denen Personalabrechnungen, Nebenkosten etc. aufbewahrt werden. Im Bereich der Buchhaltung gibt es ebenfalls digitale Unterstützung für Kanzleien. Software-Programme wie Billomat oder debitoor erleichtern die Abrechnung und verringern den Verwaltungsaufwand.

Falls Rechtsanwälte ihre Tätigkeit nach beanspruchter Zeit abrechnen, empfiehlt sich der Einsatz einer Zeiterfassungssoftware. Tools wie timeBro bieten Schnittstellen zu Kanzleisoftwares und übernehmen für Anwälte die lästige Aufgabe der Arbeitszeiterfassung. Mehr zur digitalen Kanzlei erfahren Sie in einem eigenen Ratgeber.

Aktenverwaltung: Zwischen Papierstapeln und Onlineakten

Die Aktenverwaltung – von der Anlage bis zur Archivierung – nimmt wohl den größten Raum innerhalb der Kanzleiverwaltung ein. Berge von Akten gehören in der Regel der Vergangenheit an, ganz ohne Papier geht es jedoch nicht.

Anwälte sind verpflichtet, fortlaufende Prozessregisternummern für jede Akte zu vergeben. Bei der Aufnahme eines neuen Mandats gehört die Stammdatenerfassung ebenso zur Aktenführung wie die Kontrolle einer Interessenskollision. Eine Kanzleisoftware kann die Prüfung einer Interessenskollision und die Vergabe von Prozessregisternummern automatisch vornehmen. Mandantenfragebogen, die später mit einer Software bearbeitet werden können, erfassen die Daten neuer Mandanten.

Papierakten sollten so gelagert werden, dass sie schnell zur Hand sind. Abschließbare Aktenschränke sind aufgrund des Datenschutzes anzuraten. Schließt der Rechtsanwalt das Mandat ab, dürfen die Akten nicht sofort entsorgt werden. Der Anwalt ist gesetzlich verpflichtet, Handakten für mindestens sechs Jahre aufzubewahren. 

Bis spätestens 01.01.2026 soll die elektronische Aktenführung bei allen Gerichten und Staatsanwaltschaften verbindlich eingeführt werden. Die papierlose Kanzlei rückt damit immer näher und entspricht einer zeitgemäßen Umweltpolitik, die Ressourcen schonen möchte. Wie Umweltschutz in der Kanzlei noch aussehen kann, verrät ein eigener Beitrag.

Fristenkontrolle: Der elektronische Fristenkalender ist nicht ausreichend

Ein wichtiger Teil der Organisation einer Kanzlei ist das Fristenmanagement. Mängel in der Organisation können sich hier schnell rächen, denn für Fristversäumnisse haftet der Anwalt. Übernimmt ein Rechtsanwalt ein neues Mandat, notiert er zu beachtende Fristen in der Akte. Vor diesem Aktenvermerk hat der Anwalt die Fristen stets im Fristenkalender einzutragen.

Fristen sollten nach Dringlichkeit markiert werden. Ist eine bestimmte Dringlichkeitsstufe erreicht, wird die Akte erneut zur Bearbeitung vorgelegt. Der elektronische Fristenkalender verfügt über eine automatische Wiedervorlagefunktion anstehender Fristen.

Der BGH hat einer rein elektronischen Fristenkontrolle zum wiederholten Mal eine Absage erteilt (Az. X ZB 2/20). Er bleibt bei seinem Standpunkt, dass die Fertigung eines Kontrollausdrucks erforderlich sei, um Eingabefehler und -versäumnisse rechtzeitig bei Vorlage der Handakte zu erkennen. Ein Fristenkalender aus Papier bleibt also weiterhin vorgeschrieben, ein elektronischer kann gesondert geführt werden. Der BGH hält am Papier fest trotz der Vorteile des digitalen Pendants:

• digitales Auslesen von Schriftsätzen inklusive Fristenerkennung  

• automatische Fristenberechnung  

• entsprechender Warnhinweis bei Abweichung von einer Frist 

• automatisches Wiedervorlagesystem 

• geringe Fehleranfälligkeit einer Software 

Den Arbeitstag beschließt die Ausgangskontrolle: Mithilfe des Fristenkalenders überprüft der Anwalt, ob alle fristgebundenen Schriften nicht nur versandfertig gemacht, sondern tatsächlich versandt wurden. Fristen sind erst zu streichen, wenn Anwälte oder Mitarbeiter sich anhand der Akte versichert haben, dass alle fristwahrenden Maßnahmen unternommen wurden.

(THH; ZGRA)

Häufige Fragen und Antworten zur Kanzleiorganisation