Eingescannte Unterschrift bei Kündigung

Was ist bei Kündigung und Aufhebungsvertrag zu beachten?

Eine Besonderheit des Arbeitsrechts bremst den digitalen Workflow: Kündigungserklärung und Aufhebungsvertrag müssen nach § 623 BGB schriftlich erfolgen.  Das Schriftformerfordernis ist zwingend, also nicht verhandelbar.

Was bedeutet Schriftform?

Schriftform bedeutet nach § 126 Abs. 1 BGB, dass der Erklärende den Text der Kündigungserklärung eigenhändig unterschreiben muss. 

Eine Kündigung muss dem Adressaten im Original zugehen. Eine Kopie ist nicht ausreichend. Deswegen ist im Arbeitsrecht die Kündigung per WhatsApp, Telefax und als Anhang zu einer E-Mail rechtlich unwirksam.

In all diesen Fällen bekäme der Empfänger anstelle des Originals nur eine Kopie. Damit ist die Kündigung nach § 125 BGB formunwirksam, also nichtig.

Gilt die Schriftform nur für eine Arbeitgeberkündigung?

Die strenge Formvorschrift richtet sich im Arbeitsrecht an beide Vertragsparteien. Auch die Eigenkündigung des Arbeitnehmers wäre ohne Beachtung der Schriftform nichtig. 

Reicht das Einscannen der "echten" Unterschrift?

Wegen des Schriftformerfordernisses reicht es nicht aus, in ein am PC erzeugtes Kündigungsschreiben am Ende eine eingescannte Unterschrift einzufügen. Das ist kein Original und die Unterschrift wirkt nur auf den ersten Blick handgeschrieben, also echt. Ein Scan ersetzt keinesfalls die Originalunterschrift.

Wie erkennt man, ob eine Unterschrift echt oder digital ist?

Das Fehlen der echten Unterschrift fällt meistens beim Prüfen der Rückseite des Blattes auf: eine handgeschriebene, also echte Unterschrift, drückt sich auf der Rückseite des Blattes durch und lässt sich sich ertasten. Hilfreich ist es, mehrere Schriftstücke vom selben Aussteller nebeneinander zu legen, um die Ausprägung und die Lage der jeweiligen Unterschriften zu vergleichen. Eingescannte Unterschriften sehen immer absolut identisch aus und sind stets an derselben Stelle auf dem Blatt positioniert. Das schafft in der Realität beim eigenhändigen Unterschreiben so gut wie niemand. 

Was ist die Rechtsfolge bei einer Kündigung mit eingescannter Unterschrift?

Diese Kündigung ist unwirksam. Das Arbeitsverhältnis besteht fort und die Kündigung müsste noch einmal - wirksam - ausgesprochen werden. Je nach Dauer der jeweils geltenden Kündigungsfrist kann das für den Arbeitgeber teuer werden.

Besonders schlimm wirkt sich dieser Fehler im Falle einer außerordentlichen fristlosen Kündigungen aus. Die formunwirksame außerordentliche Kündigung kann in der Regel nicht mehr nachgeholt werden, denn bei Bemerken des Formfehlers dürfte die zweiwöchige Ausschlussfrist nach § 626 Abs. 2 BGB bereits verstrichen sein.

Wie kann man vorbeugen?

Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten beim Verfassen einer Kündigung stets darauf achten, dass die Unterschrift auf den ersten Blick als Original erkennbar ist. Damit entgeht man dem Einwand, die Kündigung sei gar kein Original, sondern stattdessen eine rechtlich unverbindliche Kopie. 

Weil der Text des Kündigungsschreibens meistens schwarz ist, sollte die eigene Unterschrift z.B. in blau erfolgen. Dadurch hebt sie sich vom übrigen Text ab und der Gedanke an eine Kopie kommt beim Leser erst gar nicht auf. Man sollte beim Unterschreiben auch auf eine energische Führung des Schreibgerätes achten. Dann kann sich die Unterschrift fühlbar auf der Rückseite durchdrücken. Wer ganz sicher sein möchte, der kann die Unterschrift vor einem Zeugen leisten und ist auf diese Weise für den Fall einer Auseinandersetzung gut gewappnet.