Wie formuliere ich eine rechtssichere Abmahnung als Arbeitgeber?

Die Abmahnung ist ein Instrument des Arbeitsrechts. Damit mit einer Abmahnung das Recht des Arbeitgebers wirksam durchsetzbar ist, bedarf es einer wirksamen und rechtssicheren Abmahnung. Doch wie formuliere ich als Arbeitgeber eine solche?

Durch eine Abmahnung kann der Arbeitgeber die Arbeitnehmer auffordern, ein bestimmtes Fehlverhalten abzustellen. Bei der Wiederholung des Fehlverhaltens drohen Konsequenzen. Grund für eine Abmahnung kann die Nichtbefolgung von Arbeitsanweisungen, die Nichteinhaltung der Kleiderordnung, ein tätlicher Angriff auf Kollegen, Alkoholkonsum während der Arbeit oder auch die mutwillige Beschädigung von Arbeitsmitteln sein.

Form und Inhalt der Abmahnung

Grundsätzlich bedarf es keiner schriftlichen Abmahnung, sodass diese auch mündlich erfolgen kann. Allerdings sollte zu Beweiszwecken die Abmahnung doch schriftlich erfolgen.

Dabei muss in der Abmahnung zunächst das pflichtwidrige Fehlverhalten beschrieben werden. Die arbeitsvertraglich geregelten Aufgaben und die Pflicht, gegen die Verstoßen wurde, müssen genannt werden. Es muss Datum, Ort und Zeit dokumentiert werden. Hierbei kann aber keine individualrechtliche Abmahnung wegen des ausschließlichen Verstoßes gegen die Betriebsverfassung erfolgen (BAG, Beschl. v. 09.09.2015, Az. 7 ABR 69/13). Daneben muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer auffordern, das Fehlverhalten nicht erneut zu tätigen. Zuletzt bedarf es einer Androhung von Konsequenzen, wenn der Arbeitnehmer sein Fehlverhalten erneut vornimmt. So kann u.a. mit der Kündigung gedroht werden. Eine allgemeine Androhung von „arbeitsrechtlichen Konsequenzen“ reicht aber nicht aus. Somit hat die Abmahnung drei Funktionen: Dokumentations-, Ermahnungs- und Warnfunktion.

Weiterhin sollte eine Zustellungsbestätigung der Abmahnung erfolgen.

Pro Fehlverhalten sollte eine Abmahnung erfolgen. Bei Vorliegen von mehreren Abmahnungen liegt nach dem LAG Köln (Urteil v. 10.07.2020, Az. 4 Sa 118/20) kein Mobbing vor, auch nicht, wenn einige Abmahnung nachher als unwirksam eingestuft werden.

War die Abmahnung unberechtigt, so hat der Arbeitnehmer einen Anspruch auf Löschung der Abmahnung aus der Personalakte (BAG, Urteil v. 27.11.2008, Az. 2 AZR 675/07). Ein Anspruch auf Löschung der unberechtigten Abmahnungen aus der Personalakte besteht auch dann, wenn das Arbeitsverhältnis beendet wurde, Art. 17 Abs. 1 DSGVO (LAG Sachsen-Anhalt, Urteil v. 23.11.2018, Az. 5 Sa 7/17).

Notwendigkeit einer Abmahnung

Der Abmahnung bedarf es bei einer verhaltensbedingten Kündigung. Dabei muss im Einzelfall geschaut werden, ob eine oder sogar mehrere Abmahnungen erforderlich sind. Bei einem schweren Verstoß kann eine Abmahnung ausreichen. Liegt dagegen eine nur leichte Pflichtverletzung vor, kann es mehrer Abmahnungen bedürfen. Die jeweilige Abmahnung sollte unverzüglich nach der Pflichtverletzung erfolgen.

Auch bedarf es einer Abmahnung, wenn zwar ein Kleinbetrieb vorliegt und damit das allgemeine Kündigungsschutzgesetz nicht eingreift, aber ein besonderer Kündigungsschutz vorliegt, z.B. bei Schwangeren.

Keine Notwendigkeit einer Abmahnung

Es bedarf ausnahmsweise keiner Abmahnung bei schwerwiegenden Störungen, bei einem Vertrauensbruch oder auch bei einem Arbeitnehmer, der nicht unter den allgemeinen Kündigungsschutz fällt. Das sind solche, dessen Arbeitsverhältnis in demselben Unternehmen unter sechs Monate andauert oder solche, die in einem Kleinbetrieb arbeiten. Weiterhin bedarf es keiner Abmahnung, wenn eine Änderung des Verhaltens in der Zukunft nicht erwartet werden kann.

Rechtsanwälte Dr. Krieg & Kollegen Köln

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