Bürokratieabbau: BEG IV macht Arbeitsverhältnisse (fast) vollständig papierlos möglich

Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) wurde beschlossen, um den bürokratischen Aufwand für kleine und mittlere Unternehmen sowie die öffentliche Verwaltung zu verringern. Auch im Arbeitsrecht bringt es wesentliche Änderungen mit sich, vor allem durch die Einführung der Textform als Ersatz für die Schriftform. Die neuen Regelungen treten am 01.01.2025 in Kraft. Hier erfahren Sie, welche Neuerungen auf Sie zukommen und wie Sie diese in der Praxis umsetzen können.

Was bedeutet „Schriftform“ und was „Textform“?

„Schriftform“ erfordert ein Dokument auf Papier mit einer eigenhändigen Unterschrift (im englischsprachigen Raum: „wet ink“-Signatur). Bei der „Textform“ genügt eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, etwa als E-Mail, Fax oder sogar SMS bzw. Messenger-Nachricht (z.B. WhatsApp). Der Empfänger muss das Dokument lediglich speichern und lesen können; eine deutlich modernere Alternative.

Die für das Arbeitsverhältnis wichtigsten Änderungen

1. Digitaler Arbeitsvertrag

Bisher mussten die wesentlichen Vertragsbedingungen nach dem Nachweisgesetz (NachwG) spätestens einen Monat nach Beginn des Arbeitsverhältnisses schriftlich festgehalten werden. Elektronische Nachweise waren bislang ausgeschlossen. Das BEG IV (Art. 50) ermöglicht es, diesen Nachweis künftig in einem digital ausdruckbaren Format zu erbringen, was den Weg zum papierlosen Arbeitsvertrag ebnet. Ausnahme: Die in § 2a Abs. 1 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten Gewerbe, die besonders von Schwarzarbeit betroffen sind (vor allem das Baugewerbe und das Gaststättengewerbe).

Achtung: Einige Schriftformpflichten bleiben bestehen, vor allem bei der Befristung eines Arbeitsvertrags (§ 14 Abs. 4 TzBfG) und bei Kündigungen (§ 623 BGB).

2. Digitales Arbeitszeugnis

Bisher war die schriftliche Erteilung eines Arbeitszeugnisses gesetzlich vorgeschrieben (§ 630 BGB, § 109 GewO). Durch das BEG IV (Art. 14, 36) wird es möglich, Arbeitszeugnisse digital auszustellen, vorausgesetzt, sie enthalten eine qualifizierte elektronische Signatur und der Arbeitnehmer stimmt zu.

3. Digitaler Elternzeitantrag

Anträge auf Elternzeit oder Teilzeit während der Elternzeit (§ 16 BEEG, § 15 Abs. 7 BEEG) mussten bislang schriftlich eingereicht werden, ein Hindernis, das manch werdende Eltern nicht gesehen hatten. Ab 2025 genügt dafür die Textform, etwa eine E-Mail. Arbeitgeber können bei Vorliegen der Voraussetzungen Ablehnungen ebenfalls in Textform übermitteln.

4. Digitaler Arbeitnehmerüberlassungsvertrag

Verträge zur Arbeitnehmerüberlassung (§ 12 Abs. 1 AÜG) zwischen Verleihern und Entleihern mussten bisher schriftlich abgeschlossen werden. Das BEG IV (Art. 55) erlaubt nun auch hier die Textform, was insbesondere Personaldienstleistern mit vielen Kunden erhebliche Erleichterungen bringt.

Fazit

Formvorschriften wie die Schriftform sollen vor voreiligen Entscheidungen schützen, etwa bei Kündigungen oder Immobilienkäufen. In vielen Bereichen ist dieser Schutz jedoch nicht mehr zeitgemäß, da digitale Kommunikation längst Alltag geworden ist. Mit dem BEG IV erleichtert der Gesetzgeber nun den Einsatz moderner Kommunikationsmittel, ohne den Schutz der Parteien gänzlich aufzugeben. Kündigungen bleiben etwa weiterhin schriftformpflichtig, während neue Möglichkeiten wie der digitale Arbeitsvertrag oder Elternzeitanträge den Bürokratieaufwand deutlich reduzieren.

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