Das Fahrtenbuch: Vorlage und Tipps für eine korrekte Dokumentation

Ein Fahrtenbuch ist ein wichtiges Instrument zur Erfassung von Fahrten und zur Abrechnung von steuerlichen Aspekten im Zusammenhang mit einem Firmen- oder Dienstwagen. Die Nutzung eines Firmenfahrzeugs kann entweder nach der 1-Prozent-Regelung oder abweichend von dieser mit den tatsächlich auf die Privatfahrten entfallenden Aufwendungen angesetzt werden, wenn ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt wird. Das Fahrtenbuch ist steuerrechtlich ein Eigenbeleg, bei dem eine formelle und eine inhaltliche Komponente zu beachten ist.  

Zu den formellen Anforderungen gehört die Einhaltung der Pflichtangaben. Ferner müssen die Aufzeichnungen zeitnah und in einer geschlossenen äußeren Form erfolgen. 

Kostenlose Fahrtenbuch-Vorlage als Dokumentationshilfe 

Eine Fahrtenbuch-Vorlage ist ein vorgefertigtes Dokument, das Spalten und Felder für die Erfassung von privaten und dienstlichen Fahrten enthält. Ein Fahrtenbuch-Muster dient als Beispiel für die richtige Führung eines Fahrtenbuches. Es zeigt, wie die einzelnen Spalten und Felder ausgefüllt werden sollten, und bietet eine Orientierungshilfe für die korrekte Dokumentation der Fahrten. Zu den Pflichtangaben eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs gehören regelmäßig Angaben über den Namen, das amtliche Kennzeichen des Kraftfahrzeugs, Datum, Ankunfts- und Abfahrtszeit, Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt, Zielort, Reisezweck – gegebenenfalls Name und Anschrift des Geschäftspartners – und Reiseweg sowie die Unterschrift. 

Wie sieht das Muster eines Fahrtenbuchs aus?

Nachfolgend soll ein Muster eines Fahrtenbuchs dargestellt werden:  

Name: 

Amtliches Kennzeichen:

Fahrtenbuch-Vorlage und Inhalt: Wie sieht ein konkreter Beispielsfall aus? 

Eine Vorlage könnte beispielsweise mit folgenden Inhalten ausgefüllt sein: 

Name: Müller 

Amtliches Kennzeichen: B-A 123

Was ist beim Ausfüllen des Fahrtenbuchs zu beachten?

Grundsätzlich sollten Dienst- und Privatfahrten getrennt festgehalten werden. Es sollte für jede Fahrt ein eigener Eintrag in das Fahrtenbuch erfolgen. Ferner muss die Handschrift im Fahrtenbuch lesbar sein. 

Der verwendete Reiseweg sollte grundsätzlich die kürzeste Verbindung sein. Sofern Umwege erfolgen, sind diese ausdrücklich festzuhalten. Eine Rundung auf volle 10 km ist nicht zulässig. 

Beim Reiseweg sind Startpunkt und Endpunkt der Fahrt mit vollständiger Adresse anzugeben (12345 Musterstadt, Musterstr. 1). Die bloße Angabe der Stadt ohne Adresse genügt bei betrieblichen Fahrten nicht. 

Die Aufzeichnungen über private und dienstliche Fahrten sind sofort vorzunehmen. Das Nacherstellen von Aufzeichnungen anhand der Eintragungen in einem Kalender ist nicht zulässig. 

Fahrtenbuch-Vorlage für das Finanzamt

Das Finanzamt stellt gewisse Anforderungen an die Führung eines Fahrtenbuches. Eine Fahrtenbuch-Vorlage, die vom Finanzamt akzeptiert wird, sollte mindestens die zuvor in dem Muster genannten Angaben enthalten. Erfüllt das Fahrtenbuch nicht die formalen Anforderungen an die Vollständigkeit der Angaben, wird das Finanzamt das Fahrtenbuch regelmäßig verwerfen und die 1-Prozent-Regelung anwenden. 

Fahrtenbuch-Vorlage: Excel genügt nicht

Eine Fahrtenbuch-Vorlage in Excel bietet zwar den Vorteil, dass sie einfach zu bearbeiten und anzupassen ist. Die Excel-Vorlage ermöglicht es, die Fahrten automatisch zu berechnen und eine übersichtliche Darstellung der Daten zu erhalten. Darüber hinaus können die Daten bei Bedarf einfach exportiert und weiterverarbeitet werden. 

Problematisch ist jedoch, dass eine reine Excel-Tabelle die formellen Anforderungen einer geschlossenen äußeren Form – „Buch“ – regelmäßig nicht erfüllt. So ist in der Rechtsprechung entschieden, dass eine Excel-Tabelle wegen der Möglichkeit nachträglicher undokumentierter Änderungen nicht den formellen Anforderungen an ein Fahrtenbuch entspricht (vgl. Bundesfinanzhof Urteil vom 16.11.2005 – VI R 64/04). 

Disclaimer

Das hier dargestellte Fahrtenbuch-Muster dient lediglich dem unverbindlichen Informationszweck, stellt also keine Rechtsberatung im eigentlichen Sinne dar und kann folglich eine individuelle und verbindliche Beratung im Einzelfall nicht ersetzen. Die Informationen zu dem Fahrtenbuch-Muster sind insbesondere allgemeiner Art.  

Ob ein Fahrtenbuch durch das Finanzamt anerkannt wird, hängt von diversen Faktoren ab. Bevor Sie eine Muster-Vorlage für ein Fahrtenbuch verwenden, sollten Sie daher unbedingt einen Rechtsanwalt oder Steuerberater konsultieren und prüfen lassen, ob die Muster-Vorlage alle steuerlichen Anforderungen erfüllt.