Nebenkostenabrechnung-Verjährung: Das müssen Mieter und Vermieter beachten

Einmal im Jahr liegt sie im Briefkasten: die Nebenkostenabrechnung. Oft ergeben sich daraus Ansprüche des Vermieters auf Nachzahlungen. Ist im Mietvertrag eine Nebenkostenvorauszahlung geregelt, besteht unter Umständen aber auch ein Anspruch auf Rückzahlung seitens der Mieter. Um von den Forderungen Gebrauch machen zu können, müssen verschiedene Fristen und Regelungen eingehalten werden. 

Wie lange beträgt die Verjährungsfrist einer Nebenkostenabrechnung? Wie viel Zeit hat der Vermieter, um eine Betriebskostenabrechnung zu erstellen? Diese und weitere Fragen beantworten Rechtsanwalt Dennis Wiegard und Rechtsanwältin Ninja Lorenz LL.M. in unserem Experten-Ratgeber. 

Nebenkostenabrechnung: Die wichtigsten Fristen

Die gesetzliche Wertung des § 535 Abs. 1 S. 3 BGB sieht vor, dass Vermieter die „auf der Mietsache ruhenden Lasten zu tragen“ haben. Durch § 556 Abs. 1 S. 1 BGB wird Vermietern jedoch gestattet, gewisse Nebenkosten den Mietern aufzuerlegen, wenn dies im Mietvertrag so vereinbart ist. Welche Betriebskosten umlagefähig sind, ist in § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) festgelegt. 

Vermieter und Mieter vereinbaren für die Entrichtung der Betriebskosten in der Regel monatliche Vorauszahlungen in angemessener Höhe (§ 556 Abs. 2 BGB). Über diese Vorauszahlungen ist sodann jährlich abzurechnen (§ 556 Abs. 3 BGB). Denn Mieter müssen die umlagefähigen Betriebskosten nur in der tatsächlich angefallenen Höhe tragen. 

Für Vermieter besteht dabei eine Abrechnungsfrist von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums. Dem Mieter muss eine formell ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung innerhalb dieser Frist zugehen. Da es sich dabei um eine sog. Ausschlussfrist handelt, ist der Vermieter nach Ablauf dieser Frist mit der Geltendmachung von eventuellen Nachforderungen grundsätzlich ausgeschlossen. Mieter können die Nachforderungen als verspätet zurückweisen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten. 

Die Frist von 12 Monaten gilt ebenfalls für Mieter. Nach schriftlichem Zugang der Nebenkostenabrechnung müssen Mieter gegenüber dem Vermieter grundsätzlich vor Ablauf von 12 Monaten Widerspruch gegen die Abrechnung erheben, um sich die Einwendungen zu erhalten (ebenfalls Ausschlussfrist). 

Sollte der Vermieter nach formell ordnungsgemäßer Nebenkostenabrechnung eine Nachforderung gegen den Mieter geltend machen, hat der Mieter die Nachforderung der Mietnebenkosten grundsätzlich sofort zu begleichen, wenn eine Zeit für die Leistung weder bestimmt noch aus den Umständen zu entnehmen ist (§ 271 Abs. 1 BGB).  

Die Verjährungsfrist für die Geltendmachung von Nachzahlungsforderungen aus Nebenkostenabrechnungen beträgt 3 Jahre. Die Frist beginnt nicht mit Zustellung der Nebenkostenabrechnung, sondern erst mit dem Schluss des Jahres („Silvesterverjährung“), in dem der Anspruch entstanden ist (§§ 195, 199 Abs. 1 Nr. 1 BGB).

Hemmung, Unterbrechung und Neubeginn der Verjährung

Verjährungsfristen können gehemmt werden und den Verjährungsablauf hinausschieben. Eine Hemmung bewirkt, dass der Verjährungslauf zum Stillstand kommt und erst nach Wegfall des Hemmungsgrundes weiterläuft (§ 209 BGB). 

Der häufigste Hemmungsgrund ist das Verhandeln zwischen Mieter und Vermieter über Grund und Höhe des Anspruchs (§ 203 BGB). Der Begriff des Verhandelns ist dabei weit zu verstehen. Nicht nötig ist, dass eine Vergleichsbereitschaft zum Ausdruck gebracht wird. Vielmehr reicht hierfür schon ein Meinungsaustausch, wenn nicht sofort erkennbar eine Fortsetzung der Verhandlungen verweigert wird. Weitere Hemmungsgründe finden sich in den §§ 204-208 BGB. Insbesondere die Hemmung durch Zustellung eines Mahnbescheids (§ 204 Abs. 1 Nr. 3) ist bei Forderungen aus Mietverhältnissen noch äußerst praxisrelevant. 

Ein Neubeginn der Verjährung bedeutet hingegen, dass die Verjährung nach Wegfall der Unterbrechungswirkung neu zu laufen beginnt (§ 212 BGB). Eine Verjährung kann bis zu ihrem Eintritt auch mehrfach neu beginnen. Hauptanwendungsfall des Verjährungsneubeginns ist das Anerkenntnis einer Forderung (§ 212 Abs. 1 Nr. 1 BGB). Ein weiterer Grund wären bereits Vollstreckungshandlungen. 

Beispiel: Der Nachzahlungsanspruch des Vermieters in Höhe von EUR 400,00 ist am 08.04.2017 fällig. Dieser Anspruch würde mit Ablauf des 31.12.2020 verjähren. 

Hemmung: Der Mieter bestreitet, dass dem Vermieter noch Geld zusteht. Mieter und Vermieter verhandeln hierzu intensiv über mehrere Monate; letztlich vergeblich. Während der Verhandlungen wurde die Verjährung des Anspruchs insgesamt 6 Monate gehemmt. Der neue Verjährungsablauf wäre sodann der 30.06.2021. 

Neubeginn: Vermieter und Mieter verhandeln in der ersten Jahreshälfte 2020. Der Mieter kommt zu dem Ergebnis, dass dem Vermieter jedenfalls eine Nachzahlung in Höhe von EUR 250,00 zusteht, und bestätigt dem Vermieter dies schriftlich. Die darüber hinaus offene Forderung in Höhe von EUR 150,00 bestehe nicht. 

Mit Anerkenntnis des Mieters für den Betrag in Höhe von EUR 250,00 beginnt die Verjährung neu (Verjährungsablauf 30.06.2023). Der Rest der Forderung verjährt weiterhin mit Ablauf des 31.12.2020.

Was passiert, wenn keine Nebenkostenabrechnung kommt?

Wurde in dem Mietvertrag vereinbart, dass der Mieter eine monatliche Betriebskostenvorauszahlung leistet, hat der Vermieter jährlich über die Vorauszahlungen abzurechnen. Erhält der Mieter nach Ablauf der Abrechnungsfrist nach § 556 Abs. 3 BGB keine Nebenkostenabrechnung, behält der Mieter seinen Anspruch auf Erstellung einer Nebenkostenabrechnung bis zum Ablauf von drei Jahren ab Ende der Abrechnungsfrist (§§ 195, 199 S. 1 BGB).  

Erstellt der Vermieter keine Nebenkostenabrechnung, kann der Mieter während des laufenden Mietverhältnisses die künftigen Vorauszahlungen einbehalten (Zurückbehaltungsrecht des Mieters). Dieses Zurückbehaltungsrecht kann er bis zum Erhalt einer Abrechnung ausüben. Danach sind die einbehaltenen Vorauszahlungen nachzuzahlen.

Rückforderung von Mietern auch nach Verjährung der Nebenkostenabrechnung möglich

Während der Mieter während des laufenden Mietverhältnisses dadurch Druck auf seinen Vermieter ausüben kann, indem er die künftigen Vorauszahlungen bis zu einer Erstellung der Nebenkostenabrechnung nicht leistet, steht dem Mieter nach Beendigung des Mietverhältnisses das Recht auf Rückforderung der Vorauszahlungen für den betroffenen Abrechnungszeitraum zu. 

Der Mieter kann bis zur Verjährung des Anspruchs auf Erstellung einer Nebenkostenabrechnung seinen Anspruch auf Rückforderung der geleisteten Vorauszahlungen geltend machen. Die Verjährung des Anspruchs auf die Nebenkostenabrechnung und die Rückforderung der Vorauszahlungen beträgt 3 Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem der Vermieter zur Erstellung der Betriebskostenabrechnung verpflichtet war. Muss der Vermieter die Abrechnung für 2020 bis zum 31.12.2021 erstellen, ist der Anspruch des Mieters zum 31.12.2024 verjährt. Verlangt der Mieter nach diesem Zeitpunkt die Erstellung der Abrechnung für 2020 oder die Rückforderung der geleisteten Vorauszahlungen, kann der Vermieter die Einrede der Verjährung erheben. Eine Rückforderung der Vorauszahlung ist nach der Verjährung der Nebenkostenabrechnung nicht möglich. 

Hat der Vermieter innerhalb der Verjährungsfrist eine Abrechnung erstellt und steht dem Mieter daraus ein Guthaben zu, kann der Mieter dieses ebenfalls bis zum Ablauf der Verjährung verlangen. Die Verjährung beginnt dann am Ende des Jahres, in dem der Vermieter die Abrechnung erstellt hat. Hat der Mieter die Abrechnung am 15.06.2021 erhalten, kann er seinen Anspruch auf das Guthaben bis zum 31.12.2024 geltend machen. Danach kann der Vermieter die Einrede der Verjährung erheben.

Nebenkostennachzahlung nach Verjährung – Nachforderungen sind ausgeschlossen

Rechnet der Vermieter innerhalb der Abrechnungsfrist von 12 Monaten entsprechend des § 556 Abs. 3 BGB nicht ab, verbleibt für den Mieter dennoch der Anspruch auf Erstellung der Nebenkostenabrechnung.  

Hat der Vermieter eine Abrechnung verspätet erstellt und endet diese mit einer Nachforderung für den Mieter, kann der Vermieter diesen Nachforderungsbetrag nach Ablauf der Abrechnungsfrist nicht mehr verlangen. Dies ergibt sich aus § 556 Abs. 3 S. 3 BGB. 

Das Gesetz regelt hierzu eine Ausnahme, nämlich wenn den Vermieter kein Verschulden an der verspäteten Erstellung der Abrechnung trifft. In einem solchen Fall muss der Vermieter darlegen, wieso er die Abrechnung nicht innerhalb der Abrechnungsfrist erstellen konnte. Eine Entschuldigung unter Verweis auf die verspätete Abrechnung der Abrechnungsunternehmen ist nicht ausreichend, da der Vermieter sich diese Verspätung zurechnen lassen muss. 

Erhält der Mieter seine Abrechnung nach Ablauf der Abrechnungsfrist mit der Aufforderung, die Nachforderung zu leisten, kann er unter Verweis auf den Ablauf die Zahlung der Nachforderung verweigern. Der Vermieter muss dann nachweisen, dass ihn kein Verschulden trifft. 

Hat der Vermieter die Nebenkostenabrechnung sogar nach Ablauf der Verjährungsfrist von 3 Jahren erstellt und verlang dann vom Mieter die Zahlung der Nachforderung, kann der Mieter sich auf die Einrede der Verjährung berufen.

Nebenkostenabrechnung im Gewerbe: Fristen und Verjährung

§ 556 BGB stellt die gesetzliche Grundlage für Betriebskostenabrechnungen im Wohnraummietverhältnis dar.  

Auf Gewerberaummietverträge findet dieser keine Anwendung. Um für die Vertragsparteien dennoch Rechtssicherheit zu gewährleisten, bietet es sich an, in den Gewerberaummietvertrag Regelungen über die Umlage der Betriebskosten, den Abrechnungszeitraum und die Abrechnungsfrist aufzunehmen. Für das Gewerberaummietrecht stellt der Mietvertrag die wesentliche Grundlage für die Betriebskostenabrechnungen dar. 

Ebenso wie bei den gesetzlichen Abrechnungsfristen, muss sich der Vermieter im Gewerberaummietrecht an die vertraglichen Abrechnungsfristen halten. Nach Ablauf der Frist ist der Vermieter im Gewerberaummietrecht, ebenso wie der Vermieter im Wohnraummietrecht mit seinen Ansprüchen auf Nachforderungen ausgeschlossen. 

Für den Mieter verbleibt es bis zum Ablauf der Verjährungsfrist von 3 Jahren ab Ende der Abrechnungsfrist bei einem Anspruch auf Erstellung einer Nebenkostenabrechnung. Ist diese Verjährungsfrist abgelaufen, kann der Mieter weder die Erstellung noch ein sich aus der Abrechnung ergebendes Guthaben verlangen. Der Vermieter kann sich auf die Einrede der Verjährung berufen.

Häufige Fragen und Antworten zur Nebenkostenabrechnung-Verjährung