Die zur Abgabe Verpflichteten haben fortlaufende Aufzeichnungen über die Entgelte im Sinne des § 25 zu führen. Dabei müssen das Zustandekommen der daraus abgeleiteten Meldungen nach § 27 und der Zusammenhang mit den zugrunde liegenden Unterlagen nachprüfbar sein; auf Anforderung der Künstlersozialkasse oder der Träger der Rentenversicherung müssen die abgabepflichtigen Entgelte listenmäßig zusammengeführt werden können. Die Aufzeichnungen sind mindestens fünf Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Entgelte fällig geworden sind, aufzubewahren. Soweit Aufzeichnungen, Unterlagen, Meldungen, Berechnungen und Zahlungen mit Hilfe technischer Einrichtungen erstellt oder verwaltet werden, muss sichergestellt sein, dass die Anforderungen des Satzes 2 erfüllt werden können; insbesondere müssen Datenverarbeitungsprogramme, die zur Erstellung oder Verwaltung benutzt werden, ordnungsgemäß dokumentiert sein.
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