Anwaltskommunikation via E-Mail zulässig?

Die Kommunikation zwischen Rechtsanwälten und Mandanten muss besonders vertraulich sein, um die Anforderungen der berufsrechtlichen Regelungen und der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu erfüllen.

In der Regel erfolgt die Kommunikation mittels unverschlüsselter E-Mails. Auch wenn regelmäßig diskutiert, ist die überwiegende Meinung, dass die Verwendung nach § 2 Abs. 2 BORA grundsätzlich zulässig ist, wenn der Mandant dem explizit zustimmt. Ob dies tatsächlich den gesetzlichen Voraussetzungen genügt oder mehr dem Willen der Praxis folgt, soll an dieser Stelle unbeantwortet bleiben. Dennoch liegt durch die Verwendung unverschlüsselter E-Mails unstreitig ein Sicherheitsrisiko vor.

Zunächst einmal ist es wichtig zu verstehen, dass E-Mails in der Regel über externe Server gesendet und empfangen werden. Dies bedeutet, dass die Daten, die per E-Mail gesendet oder empfangen werden, möglicherweise auf Servern gespeichert werden, die sich außerhalb Deutschlands befinden. Bei den großen Mailanbietern (z. B.: Googlemail, Hotmail) ist dies jedenfalls gegeben. Weiterhin wird der Inhalt der Mails in der Regel automatisch analysiert und für Werbezwecke genutzt. Wo in wie lange diese Daten gespeichert werden, kann nicht überprüft werden. Dies kann ein Problem darstellen, primär bei vertraulichen Informationen.

Angesichts dessen fordern regelmäßig Datenschutzbeauftragte einzelner Nationen eine Verschärfung der nationalen und europäischen Gesetze. Anwaltskanzleien sollten daher regelmäßig ihre gängige Praxis überprüfen und weitere Vorkehrungen treffen, um zukünftige Probleme zu vermeiden und die Daten Ihrer Mandanten zu schützen. Eine Möglichkeit wäre die Nutzung einer E-Mail-Verschlüsselung. Dies bedarf jedoch eines gewissen technischen Know-hows, zudem meist beide Kommunikationspartner Vorkehrungen treffen müssen. Weitere Hinweise zu diesem Thema finden Sie beim BSI.  

Eine Alternative zu E-Mail-Verkehr stellt eine eigene Kommunikationsplattform dar. Wie in vielen Bereichen bietet sich eine eigene Kanzleiapp zur Kommunikation an. Mit dieser kann man neben der Kommunikation auch weitere Dienste anbieten und hat eine Werbeplattform der eigenen Kanzlei.  

Mit einer eigenen Kanzleiapp kann man gewährleisten, dass alle Daten, die über die App gesendet und empfangen werden, den Anforderungen der DSGVO entsprechen. Die Daten können nur auf Servern in Deutschland gespeichert und vollständig verschlüsselt werden. Weder die Kanzleien noch die Mandanten müssen über besondere Fertigkeiten besitzen, sondern können wie gewohnt Nachrichten schreiben und erhalten. Die Umsetzung einer solchen App ist jedoch für eine Einzelkanzlei nicht leistbar, da die Beauftragung von Entwicklern mit hohen Investitionen einhergeht.  Mit Anbietern, wie AdvoNext ist dies jedoch auf für kleine Kanzleien realisierbar.

Ein weiterer Vorteil einer eigenen App ist die erhöhte Zufriedenheit der Mandanten. Durch die Möglichkeit, jederzeit und von überall mit ihrem Anwalt in Kontakt zu treten, fühlen sich Mandanten besser informiert und unterstützt. Eine eigene App ermöglicht es auch, den Mandanten zusätzliche Services wie z.B. Zugang zu Informationen und Dokumenten, Online-Terminvereinbarungen und Onlinezahlungen anzubieten, was die Zufriedenheit und Loyalität der Mandanten steigert.

Ihren Mandanten wird ermöglicht, die Unterlagen ihre Angelegenheiten jederzeit und von überall einzusehen und auf Rückfragen zu reagieren. Durch die Möglichkeit, auf Akten, Dokumente und Informationen von unterwegs zugreifen zu können, können Mandanten ihre Angelegenheiten effektiver verfolgen und sich besser auf ihre Termine oder Gerichtsverfahren vorbereiten.

Ebenfalls ist die Möglichkeit, die Kanzlei auf eine moderne und technologische Art und Weise zu präsentieren, ein unschlagbarer Vorteil gegenüber Ihren Mitbewerbern. Eine eigene App kann dazu beitragen, die Kanzlei als modern und fortschrittlich darzustellen und somit potenzielle Mandanten anzuziehen.

Fazit

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass die Verwendung von E-Mails zur Mandantenkommunikation bei ausdrücklicher Zustimmung des Mandanten nach derzeitiger Rechtslage zulässig ist. Jedoch empfiehlt es sich für Kanzleien, die gängige Praxis zu überdenken und zu überlegen, ob eine zeitgemäßere Mandantenbetreuung sinnvoll ist. Eine eigene App für die Kommunikation zwischen Rechtsanwälten und Mandanten viele Vorteile hat. Es bietet eine höhere Datensicherheit und ermöglicht es Rechtsanwälten, die berufsrechtlichen Regelungen einzuhalten und die Kommunikation effizienter zu gestalten.