Aufbewahrung von Kontoauszügen für Scheidung, Steuer, Zugewinn

Metern sich in Ihren Regalen auch ein paar dicke Ordner, gefüllt mit Kontoauszügen vergangener Jahre? Von Nachteil ist das nicht, solange die wirklich wichtigen dabei sind. Fordern Sie heute einen Kontobeleg von vor 15 Jahren bei Ihrer Bank an, kostet der schließlich schnell mal seine 200 EUR. Ob und welche Kontoauszüge Sie bis zu welchem Datum für Ihre Scheidung, den Unterhalt oder die Steuer aufbewahren müssen, erfahren Sie hier, nebst einigen Praxisbeispielen für Immobilienbesitzer und Höchstverdiener.

(Wie) sollte man alte Kontoauszüge entsorgen?

Passend zur Frage, welchem Raum Ihr Finanzarchiv in der Wohnung einnimmt, stellt sich irgendwann jene nach der Vernichtung alter Kontobelege. Diese gehören natürlich nicht an einem Stück ins Altpapier, sondern geschreddert. Achten Sie darauf, dass Sie die Dokumente nicht längs zerteilen, da Unbefugte sonst wichtige Positionen oder gar die IBAN leicht noch nachvollziehen können.

Privatpersonen folgen bezüglich der Aufbewahrungsfrist oft der Faustregel, wichtige Unterlagen wie Kontoauszüge etwa drei Jahre lang zu behalten und sie dann wegzuwerfen. Hintergrund ist dabei die Frist zur Verjährung von Ansprüchen, die in vielen Streitfällen nach diesem Zeitraum verstreicht.

Folgende Gruppen von Personen (Auszug) sollten diese Faustregel aber nicht für bare Münze nehmen:

• Verheiratete oder Verpartnerte,
• Getrenntlebende,
• Unterhaltspflichtige,
• Vermieter,
• Allgemein Selbstständige und Gewerbetreibende,
• Personen mit einem Einkommen (unten genauer erklärt) über 500.000 EUR,
• Personen, die keine Steuererklärung machen müssen, aber nachträglich noch eine einreichen wollen.

Gut zu wissen: Archivierung der Kontoauszüge im Onlinekonto

Nutzen Sie Online-Banking, suchen Sie nach dem Login einmal nach der Funktion (so oder ähnlich lautend): „Kontoauszüge archivieren“. Dies kostet keine Gebühren und ist ein Backup für Zeiten, in denen Sie keinen physischen Zugang (mehr) zu Ihren Unterlagen haben. Denn erstens kommt es frei nach J. Fuchsberger meist „anders, und zweitens, als man denkt“.

Noch besser zu wissen: Wie lange hält die Bank Ihre Kontobewegungen fest?

Für Handelsunternehmen gilt die gesetzliche Auferlegung, ihre Bilanzen, Jahresabschlüsse und Kommissionsberichte für einen Zeitraum von nicht weniger als zehn Jahre aufzubewahren. Dies betrifft bei Banken eben auch die Kontoauszüge ihrer Kunden (§ 257 HGB). Für die Steuererklärung reicht dies in den meisten Fällen, für Scheidungen langjähriger Ehen oft nicht mehr.

Kontoauszüge für die Steuer aufheben

Zunächst zu Fragen des Steuerrechts, was vermutlich noch mehr Leute betrifft als Scheidungen und Unterhalt. Wie schon erwähnt, müssen Selbstständige und Gewerbebetreibende Belege für das Finanzamt je nach Typ

• sechs Jahre (Handels- und Geschäftsbriefe)
• oder zehn Jahre (Rechnungen, Kontoauszüge und mehr) vorhalten.

Unverheiratete Arbeitnehmer ohne Kinder, für die keine dieser Besonderheiten zutrifft, kommen gewöhnlich mit dem Archiv des vergangenen Jahres aus. Personen, die nicht zur Abgabe einer Steuererklärung verpflichtet sind, können ihre Steuererklärung bis zu vier Jahren rückwirkend einreichen und wären demnach dann auf ihre Dokumente aus diesem Zeitraum angewiesen.

Dieses Jahr können Sie für die Steuer also Unterlagen aus dem Jahr 2012 vernichten, dieses Rechenspiel jedoch nicht auf andere Lebensbereiche wie das Scheidungsrecht übertragen. Das kommt jetzt.

Wie lange sollte man Kontoauszüge für Trennung und Scheidung aufheben?

Nutzen Sie getrennte Bankkonten, beweist ein Kontoauszug für den Tag Ihrer Trennung den jeweiligen Kontostand darauf. Dies ist für eine Ehe in Gütergemeinschaft wichtig, um den Zugewinnausgleich zu berechnen. Bei einem gemeinsamen Konto lässt sich festhalten, über welche Liquidität Sie zu diesem Zeitpunkt verfügten, sollte ein Partner auf die (so nicht umsetzbare) Idee kommen, Vermögen vor der Scheidung „retten“ zu wollen.

Grundsätzlich hat jeder Ehepartner Anspruch auf das hälftige Guthaben auf dem Gemeinschaftskonto. Nutzt ein Partner über eine Partnerkarte das Konto des anderen bisher mit, erlischt diese Vollmacht mit dem Tag der Trennung. Eine Weiternutzung des Kontos wäre ab da dann für den  nicht mehr erlaubt. Abhebungen und Bezahlvorgänge muss Ihnen der dann Ex-Partner rückerstatten.

Welche Kontoauszüge muss man für den Zugewinnausgleich aufheben?

Mit einem Kontoauszug, datierend vom Tag Ihrer Hochzeit, kann das Familiengericht Ihre jeweiligen Anfangsvermögen bestimmen. Bei langjährigen Ehen kann dieser Stichtag schon weit zurückreichen, weswegen sich der Appell zur Aufbewahrung vor allem auch an neu verheiratete Paare richtet. Beim Zugewinnausgleich wird auf folgende Daten zur Ermittlung des Vermögensausgleichs abgestellt:

• der Tag der Hochzeit für das Anfangsvermögen
• und der Tag, an dem der Scheidungsantrag des einen Partners dem anderen förmlich zugestellt wurde/wird, für das Endvermögen.

Anfangs- und Endvermögen miteinander in Beziehung gesetzt, ermöglicht die Berechnung der jeweiligen (auch negativen) Zugewinne und damit der Zugewinnausgleichsansprüche. Insoweit ist es hilfreich, anhand von Kontoauszügen des (natürlich nicht nur für ein eventuell nicht als einziges Gelddepot fungierendes) Giro-Kontos oder Tagesgeld-Kontos u.ä. für diese Stichtage die Guthaben darlegen zu können.

Die restlichen Kontoauszüge sind für den Zugewinnausgleich (lesen Sie auch den Artikel zur Verjährung) nicht interessant, wohl aber für die nun folgenden Bereiche.

Welche Kontoauszüge muss man für den Unterhalt aufheben?

Trennen Sie sich als unverheiratetes Paar mit gemeinsamen Kindern oder als verheiratetes Paar, kann es zu Unterhaltsansprüchen kommen. Je nach Art des Unterhalts müssen beide Partner ihre Einkommenssituation offenlegen, um in einfachen Worten gesagt, darzulegen, 

• wie viel Unterhalt sie an Kinder oder Ex-PartnerInnen zu zahlen im Stande 
• oder auch zu erhalten berechtigt sind.

Das relevante Einkommen von Selbstständigen berechnet sich dabei aus der Situation der letzten 36 Monate, für Angestellte aus den letzten 12 Monaten. Es empfiehlt sich demnach, auch Kontoauszüge aus diesem Zeitraum aufzubewahren.

Wie lange muss man Kontoauszüge als Vermieter und Gutverdiener aufheben?

Nicht nur für die normale Scheidung innerhalb einer Vermieterfamilie sollten Sie die bereits benannten Fristen berücksichtigen, sondern noch zusätzlich Auszüge der letzten zehn Jahre, zum Beispiel für Handwerkerleistungen.

Verdienen Sie generell als Privatperson aus nichtselbstständiger Arbeit, Kapitalvermögen oder Vermietung mehr als eine halbe Million EUR im Jahr, gilt für Ihre Kontoauszüge eine Aufbewahrungspflicht für sechs Jahre (§ 147a AO). Belege zur Höhe von Handwerkerleistungen sind dann zwei Jahre aufzubewahren.

Wie lange sollte man Kontoauszüge des verstorbenen Partners aufbewahren?

Es kann sich als Vorteil erweisen, Kontoauszüge und Rentenunterlagen von Verstorbenen zumindest vorübergehend nicht zu entsorgen. Sind Sie zur Erstellung einer Steuererklärung im Folgejahr verpflichtet, entgehen Ihnen sonst wichtige Nach- bzw. Hinweise.

Erben sind darüber hinaus verpflichtet, einem anderen Berechtigten am Pflichtteil Auskunft über den Nachlass zu geben. Im Zusammenhang mit Schenkungen kann dies zum Beispiel zehn Jahre rückwirkend wichtig werden.

Sie müssten dann bei der Bank des Verstorbenen um Auskunft begehren, sofern Sie keine Kontoauszüge aus dem betreffenden Zeitraum haben.

Alles in allem

So. Nach dem Lesen dieses Textes haben Sie eventuell schon ein paar Ordner zum Schredder transportiert, oder auch wieder welche von dort zurück in den Schrank gepackt. Es gibt eine Reihe unterschiedlichster Anlässe, auf die Kontobewegungen vergangener Jahre zurückzublicken, wie Sie gelesen haben, auch im Interesse Ihres Ehepartners oder sonstiger Erben. In Ihrem eigenen Interesse wühlen Sie, falls noch nicht an einem sicheren und bekannten Platz befindlich, einmal nach dem Kontoauszug für den Tag Ihrer Hochzeit und/oder dem Ihrer Trennung.

Für jegliche Fragen hierzu zögern Sie nicht, das untenstehende Kontaktformular zu nutzen, um eine erste Einschätzung zu diesem Thema zu erhalten oder offene Fragen zu Scheidung oder Unterhalt an mich und mein Team zu stellen.