Das alljährliche Übel – die Betriebskostenabrechnung Teil 2

In unserem ersten zum Thema „Betriebskostenabrechnung“ haben wir bereits einen allgemeinen Überblick gegeben. Im Teil 2 dieser Reihe werden die wichtigsten Fragen zu diesem Thema beantwortet, um Ihnen Klarheit über Ihre Rechte zu verschaffen.

Einsicht in die Belege

Sein Verlangen auf Einsicht in die Belege braucht der Mieter nicht zu begründen, wie sich aus § 259 BGB ergibt.

Worauf erstreckt sich die Einsichtnahme?

Der Mieter kann Einsicht in Rechnungen und Lieferscheine verlangen. Auch (Voll-)Wartungsverträge oder Hauswartdienstverträge sowie Schneeräumverträge, Gartenpflegeverträge, Versicherungspolicen, Ablese- und Zwischenableseprotokolle – bei Heizkosten auch in die der anderen Mieter –, die Datenblätter der Heizkörper oder auch der Einheitswert- und Grundsteuerbescheid müssen gegebenenfalls zur Einsicht vorgelegt werden. Ein Anspruch auf Einsicht in Quittungen und ähnliche Zahlungsbelege besteht hingegen grundsätzlich nicht.

Kann sich der Vermieter auf Datenschutz berufen?

Der Vermieter kann die Einsichtnahme in Abrechnungsunterlagen nicht aus Gründen des Datenschutzes verweigern. Insbesondere ist der Mieter berechtigt, in die Gesamtabrechnung der Heizkosten des Hauses Einsicht zu nehmen. Auch die Einsichtnahme in die Ablesedaten der Mitmieter (Wohnungen und Gewerbeeinheiten) ist zulässig. Der Mieter hat selbstverständlich auch einen Anspruch auf Einsicht in den – um persönliche Daten geschwärzten – Hauswartdienstvertrag und die Lohnabrechnungen.

Welche Besonderheiten gibt es bei vermieteten Eigentumswohnungen?

Die herrschende Meinung billigt dem Mieter einer Eigentumswohnung bezüglich der Betriebs- und Heizkostenabrechnung ein Einsichtsrecht nicht nur in die Wohngeldabrechnung des (vermietenden) Wohnungseigentümers zu, sondern auch in die entsprechenden Abrechnungsunterlagen des WEG-Verwalters. Allerdings soll es genügen, wenn die Rechnungen und ähnliches in Kopie vorgelegt werden. Eine Vorlage der Originalrechnungen des WEG-Verwalters könne beim Vermieter nicht verlangt werden. Wohl aber kann der Mieter berechtigt sein, die Originale beim WEG-Verwalter selbst einzusehen. Hierzu bedarf es aber einer entsprechenden vertraglichen Vereinbarung (entweder im Mietvertrag oder im Verwaltervertrag). Solche Vereinbarungen sind dann entbehrlich, wenn der Eigentümer den Mieter ermächtigt, die Unterlagen beim Verwalter einzusehen.

Darf der Vermieter auf die Einsichtnahme durch andere Mieter verweisen und die nochmalige Einsichtnahme ablehnen?

Der Auskunftsanspruch des Mieters ist ein eigenständiger Anspruch. Der Vermieter kann nicht darauf verweisen, dass ein Dritter (z.B. ein Nachbar oder der Mieterverein) schon Kenntnis von den Belegen hat. Die Einsichtnahme in die Abrechnungsunterlagen durch einen von einer Mieterversammlung bestimmten Nachbarn ist dem Mieter nur zuzurechnen, wenn er den Nachbarn ebenfalls beauftragt hat.

Muss der Vermieter oder der Mieter einen Termin für die Einsichtnahme anbieten?

Grundsätzlich wird die Betriebskostenabrechnung auch dann fällig, wenn sie keinen Hinweis enthält, dass, wann und wo der Mieter Einsicht in die Berechnungsunterlagen nehmen kann.

Wichtig: Nach einem Teil der Rechtsprechung ist der Vermieter nur dann zur Einsichtgewährung verpflichtet, wenn der Mieter ihm zumutbare Termine zur Auswahl anbietet.

Wer darf den Mieter begleiten?

Selbstverständlich darf der Mieter sich durch eine sachkundige Person seines Vertrauens begleiten lassen. Dies kann der Anwalt des Mieters, aber auch ein Angehöriger oder Nachbar sein. Die hinzugezogene Person ist dem Vermieter mit Namen und Funktion vorzustellen. Die Mitnahme einer weiteren Person empfiehlt sich für den Mieter nicht nur aus Gründen der Arbeitserleichterung. Die Anwesenheit einer Vertrauensperson stärkt psychologisch und kann gegebenenfalls bei der späteren Beweisführung von Nutzen sein, wenn es um die Frage geht, ob der Vermieter durch fehlende Kooperationsbereitschaft die Einsichtnahme faktisch vereitelt hat.

Besteht die Mietpartei aus mehreren natürlichen Personen, so dürfen selbstverständlich alle Mitmieter gemeinsam die Einsichtnahme der Belege vornehmen. Nicht zulässig ist es hingegen, dass jedes Mitglied einer Mietermehrheit jeweils einzeln und nacheinander Einsicht begehrt.

Kann sich der Mieter vertreten lassen?

Der Mieter ist grundsätzlich berechtigt, auch durch einen bevollmächtigten Dritten beim Vermieter Einsicht in die Originale der Betriebskostenabrechnung zu nehmen.

Darf der Mieter im Büro des Vermieters Abschriften fertigen?

Der Mieter darf sich umfassende Notizen machen oder aber auch die Belege vollständig abschreiben oder mittels Digitalkamera ablichten, damit er sich im Nachhinein hierüber mit sachkundigen Fachleuten beraten kann.

Für alle Fragen rund um das Mietrecht steht Ihnen Rechtsanwalt Fabian Bagusche LL.M. (Köln/Paris 1) gern zur Verfügung