„Der Aufbau der digitalen Kanzlei erforderte eine strategische Herangehensweise“

Für Rechtsanwalt Martin Figatowski, Partner der 2020 gegründeten Rechtsanwaltsgesellschaft GTK Klein Figatowski Todtenhöfer, ist Digitalisierung Chefsache. Wie er digitales Arbeiten in der Kanzlei genau auf sein Fachgebiet zugeschnitten hat und welche Veränderungen er in Zukunft noch plant, verrät er uns im Interview.

War die Arbeit in einer digitalen Kanzlei für Sie vertrautes Terrain oder eine neue Erfahrung? 

Die Arbeit in einer digitalen Kanzlei unterscheidet sich grundlegend von meiner bisherigen Tätigkeit als Jurist im höheren Dienst der Finanzverwaltung. Das betrifft insbesondere die digitale Aktenführung, aber auch die Kommunikation über Social Media sowie die Nutzung von Videokonferenzsystemen.

Was bedeutet digitale Kanzlei für Sie und Ihre Arbeit? 

Digitale Kanzlei bedeutet für mich ganz konkret, in meinem Beratungsangebot im Bereich der Kryptowährung weltweit erreichbar zu sein und zugleich über Videokonferenzsysteme eine persönliche Beratung zu gewährleisten. Dies erfordert zugleich ein vollständig digitales Mandatsmanagement, das so weit wie möglich auf Papier verzichtet.

Wie unterscheiden sich Rechtstipps auf anwalt.de, Blogbeiträge und E-Books  in Bezug auf Leserschaft und Reichweite?

Die Reichweite ist bei Rechtstipps mit Abstand am größten. Eine Differenzierung bei der Leserschaft konnte ich bislang nicht feststellen. Ich denke, dass sich aktuelle Gerichtsentscheidungen oder Verwaltungsschreiben sowie punktuelle Rechtsfragen besonders gut in einem Rechtstipp darstellen lassen. E-Books hingegen eignen sich besonders gut dafür, ein Thema mehr in der Tiefe darzustellen. Videos sind schließlich eine abwechslungsreiche Möglichkeit, den Interessenten auf eine persönlichere Art anzusprechen.

Welche Schritte zur Umsetzung einer digitalen Kanzlei haben Sie unternommen? Hatten Sie Startschwierigkeiten oder Rückschläge? 

Der Aufbau der digitalen Kanzlei erforderte eine strategische Herangehensweise. Neben dem Aufbau der Infrastruktur gehörte dazu die Digitalisierung der Geschäftsprozesse unter Beachtung der berufsrechtlichen Vorgaben, wie z. B. die Verschlüsselung der Kommunikation mit den Mandanten. Rückschläge gehören natürlich zur Prozessentwicklung dazu und sind – meistens – eine willkommene Möglichkeit, Anpassungen vorzunehmen. Nervig sind jedoch kurzfristige und überraschende Unterbrechungen der Internetverbindung. Da gilt es dann auf Redundanzen, wie zusätzliche Hotspots, auszuweichen. 

Hatten Sie externe Hilfe, um die digitale Kanzlei aufzubauen?  

In unserer Kanzlei ist Digitalisierung Chefsache, daher ist eine ständige Fortbildung unerlässlich, um das nötige Know-how ständig weiterzuentwickeln. 

Bei welchen Aufgaben unterstützen Softwareprogramme Ihre Arbeit? 

Softwaresysteme setzen wir ein im Bereich des Dokumentenmanagements und der Erstellung von Krypto-Steuererklärungen. Eine Besonderheit unserer Kanzlei ist das Beratungsangebot auf dem Gebiet der Besteuerung von Kryptowährung. Um die umfangreichen Daten zu verarbeiten, setzen wir auch Softwareprogramme von speziellen Anbietern zur Berechnung von Krypto-Gewinnen ein. 

Welche Erleichterungen durch das digitale Arbeiten möchten Sie nicht mehr missen? 

Aus meiner Arbeit nicht wegzudenken ist die Kommunikation mit den Mandanten über Videokonferenzsysteme. Darüber hinaus schätze ich sehr, dass mir die digitale Kanzlei die Möglichkeit gibt, mobil zu arbeiten. 

Analysieren Sie, inwiefern sich Ihre Produktivität durch digitale Arbeitsprozesse verbessert hat? 

Die Produktivität hat sich allein dadurch immens gesteigert, weil die Reisezeiten (zu Mandanten, Gerichten) auf das Mindestmaß gesunken sind. Dies stellt zugleich eine Kostenersparnis für den Mandanten dar. 

Welche Dienstleistungen bieten Sie Mandanten und Ratsuchenden bereits digital an? 

Die Erstberatung und die Folgeberatungen laufen grundsätzlich über Videokonferenzsysteme. Ein persönliches Gespräch vor Ort ist auf Wunsch des Mandanten natürlich jederzeit möglich. Über eine Schnittstelle besteht darüber hinaus die Gelegenheit zum Up- und Download von Mandantenunterlagen. 

Welche Funktionen einer digitalen Kanzlei werden in Ihren Augen schon durch das Profil auf anwalt.de abgedeckt? 

Hilfreich ist sicherlich, dass über anwalt.de bereits eine Ersterfassung der Stammdaten des Mandanten erfolgt und zugleich der Beratungsbedarf abgefragt wird. 

Möchten Sie in Zukunft noch weitere Abläufe digitalisieren? 

Wir haben viele Ideen für eine weitere Digitalisierung. Dazu gehört u. a. eine App-gestützte Mandatsaufnahme/-bearbeitung sowie das Anbieten von weiteren Bezahlmöglichkeiten, z. B. in Form von Kryptowährungen wie Bitcoin oder Ethereum. 

Rechtsanwalt Martin Figatowski ist vor allem im Steuerstrafrecht und im Steuerrecht tätig. Daneben liegt ein Schwerpunkt seiner anwaltlichen Tätigkeit u. a. auf der Besteuerung von Kryptowährungen. 

(THH; ZGRA) 

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