Digitalisierung in Unternehmen rechtlich sicher umsetzen

Zweck dieses Beitrags soll sein, ein Bewusstsein dafür zu schaffen, wann man sich mit seinem Unternehmen in Bereiche begibt, die unbedingt IT-rechtlich begleitet werden sollten.

Unter Digitalisierung versteht man gemeinhin das Optimieren von Arbeitsabläufen und Produktivität in einem Unternehmen durch die Umwandlung von analogen in digitale Prozesse. Das reicht vom Scannen eines Dokuments bis hin zur Implementierung aufwändiger Software, z.B. für Lager- oder Lieferkettenverwaltung oder Büroorganisation.

Dass das IT-Recht mit der Digitalisierung in sämtlichen Bereichen eng verbunden ist, ist regelmäßig nur den entsprechenden Anwälten bekannt. Erfahrungsgemäß ist branchenfremden Unternehmen oft nicht klar, dass IT-rechtliche Fragestellungen in den unterschiedlichsten Fallkonstellationen auftreten können, somit also nicht nur bei Softwareunternehmen, sondern vielmehr völlig branchenübergreifend immer dann, wenn seitens des Unternehmens eine Handlung vorgenommen wird, die etwas mit Software (auch als Erwerber) oder personenbezogenen Daten zu tun hat – kurz gesagt: wenn irgendetwas Technisches passiert. Das heißt, dass selbst im kleinsten Online-Shop, welcher lediglich ein paar Klamotten verkauft, bei Landwirten, die ihre Büroabläufe optimieren und Kundenbeziehungen digital pflegen als auch bei Unternehmen, die einfach nur eine Website betreiben und den Rest analog abwickeln, IT-rechtliche Fragen auftauchen und behandelt werden müssen. Betroffen sind also in keinem Fall lediglich Unternehmen, die in großem Umfang Software einsetzen.

Als Beispiel gibt es bereits bei der Erstellung einer Website einen IT-rechtlichen Einschlag. Zunächst muss in dem Website-Erstellungsvertrag natürlich klar geregelt werden, wie der Auftragnehmer die Website zu erstellen hat. Dann stellen sich weitere Fragen wie:

• Wer betreibt meine Website technisch?
• Wer pflegt meine Website und wie kann ich sicher sein, dass sie auch dauerhaft online ist?
• Wer hilft mir, wenn die Website einmal nicht funktioniert?
• Was muss ich dafür vereinbaren?
• Wer haftet, wenn mir durch einen Ausfall der Website ein Schaden entsteht?

Alle diese Fragen – und noch einige mehr – müssen in dem zugrundeliegenden Vertrag sauber geregelt werden, um später unangenehme Überraschungen zu vermeiden.

Steht die Website dann einmal, ergeben sich weitere IT-rechtliche Aufgaben, nämlich die Erstellung von Rechtstexten wie Impressum und Datenschutzerklärung. Gerade bei letzterem bedarf es einer spezialisierten Beratung, die die aktuellen gerichtlichen und behördlichen Entscheidungen berücksichtigt. Ein Generator kann diese Aufgabe regelmäßig nicht leisten. Insbesondere fehlt dabei dann die auf die konkrete Website zugeschnittene Beratung, denn wenn ein Website-Betreiber nicht weiß, was er in den Generator eingeben muss, hilft auch der beste Generator nichts.

Auch der, der über dieses Stadium schon hinaus ist, entkommt dem IT-Recht nicht. Soll dann für die Verwaltung im Büro eine neue Software angeschafft werden, die den Mitarbeitern die Arbeitsabläufe erleichtert oder ggf. manche Prozesse selbst erledigt, ist der Kern des IT-Rechts betroffen. Eine entsprechende Beratung macht dabei aber nicht nur für die Anbieter von Software Sinn, sondern immer auch für die Erwerber. Schließlich soll sichergestellt werden, dass die Software das abliefert, was ursprünglich auch gewünscht ist. Zwar kann der versierte Anwalt nicht in technischer Hinsicht beraten, ob die Software die Funktionen auch erfüllen kann, aber er kann bei der Vertragsgestaltung behilflich sein, um Risiken zu erkennen und diese zu beheben, um spätere Streitigkeiten zu vermeiden.

Am prominentesten sind hierbei sicherlich die Nutzungsrechte. Diese sind das Herzstück eines jeden Softwarevertrags und entscheiden darüber, wie der Auftraggeber die Software nutzen darf. Passieren hier Fehler, ist dies die Grundlage für erhebliche spätere Risiken, wenn die Software nicht in dem gewünschten Umfang genutzt werden kann. Diese Risiken können sich insbesondere ergeben, wenn die Software durch den Auftragnehmer nicht mehr gepflegt wird oder werden kann. Regelmäßig sind diese Nutzungsrechte in Standardverträgen sehr zulasten der Auftraggeber geregelt. Ein spezialisierter Anwalt hilft dabei, den Umfang der benötigten Nutzungsrechte zu identifizieren und diese dann auch im Vertrag zu vereinbaren.

In der Folge stellen sich weitere wichtige Fragen:

• Muss die Software gepflegt werden?
• Was passiert, wenn die Software Fehler aufweist?
• Wie kann ich sichergehen, dass die Software so stabil wie möglich läuft und meine Arbeitsabläufe nicht beeinträchtigt werden?
• Wer hilft mir im Notfall bei kritischen Fehlern, bei denen mein Betrieb stillsteht?
• Wer haftet, wenn etwas passiert?

Auch hier handelt es sich nur um einen Auszug möglicher Risiken, die im Zusammenhang mit dem Erwerb von Software entstehen können – geregelt werden sollte dies auf jeden Fall. Werden mit einer Software dann auch personenbezogene Daten, wie z.B. Namen, Adressen, Geburtsdaten, etc. verarbeitet, so sind weitere datenschutzrechtliche Aspekte relevant, wie

• Wo werden die Daten gespeichert?
• Sind die Daten sicher?
• Wie kann ich sicherstellen, dass mit den Daten ordnungsgemäß umgegangen wird?
• Sind Anbieter außerhalb Deutschlands oder der EU beteiligt?

Hier könnte man nahezu ewig weitermachen.

In der Praxis ist es allerdings oft so, dass dieses Bewusstsein, wann eine IT-rechtliche Beratung sinnvoll ist, erst eintritt, wenn es bereits zu spät und ein Schaden eingetreten ist. Ob und inwieweit dann noch Handlungsmöglichkeiten bestehen, hängt elementar von dem zugrundeliegenden Vertrag ab. Nicht selten sieht man sich aber dann der Situation ausgesetzt, dass im Vertrag etwas geregelt worden ist, was eigentlich überhaupt nicht gewollt war oder sehr einseitig zulasten einer Partei. Das macht eine spätere sinnvolle Abwicklung natürlich sehr herausfordernd.

Im Ergebnis lässt sich daher festhalten, dass jedes Unternehmen, welches sich auch nur bei einer dieser Fragen wiedererkannt hat, sich damit befassen sollte, die Verträge, auf deren Grundlage die unternehmerischen Entscheidungen gestellt werden, zu überprüfen.

Selbstverständlich unterstützen wir hierbei.