Kann ich Zoom-Video-Calls auch DSGVO-konform durchführen?

Auch wenn der Datenschutz für die meisten Unternehmer in Zeiten der Corona-Krise nicht das dringendste Thema sein wird, lohnt sich dennoch gerade jetzt ein Blick darauf. Denn die datenschutzrechtlichen Fragestellungen, die sich ergeben, wenn Unternehmer ihre Mitarbeiter ins Homeoffice schicken, werden sich auch nach dem Ende der Pandemie stellen.

Mitarbeiter werden vermehrt im Homeoffice arbeiten. Der laufende Kontakt mit Kunden oder auch der Teams untereinander wird dann mit Online-Meeting-Tools sichergestellt.

Auch wir arbeiten derzeit auf diese Weise: Besprechungen mit Mandanten und den Kollegen führen wir zum Beispiel per Video über „Zoom“.

Aber kann ich als Unternehmer denn „Zoom“ einfach so einsetzen? Oder ist der Einsatz von „Zoom“ etwa eine „Datenschutz-Katastrophe“, wie einige meinen und was insbesondere auf Twitter zu lesen war?

Bestimmt kann man den einen oder anderen Punkt in den Datenschutzinformationen von „Zoom“ besser, genauer und verständlicher formulieren. Aus unserer Sicht ist aber dennoch ein datenschutzkonformer Einsatz von „Zoom“ durch deutsche Unternehmen möglich.

Und das ist gar nicht mal schwer:

• Sie haben einen Betriebsrat oder Personalrat und einen Datenschutzbeauftragten? Beteiligen Sie diese Stellen vor dem Einsatz!
• Schließen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit Zoom. Seit dem 07.04.2020 wird der Auftragsverarbeitungsvertrag mit „Zoom“ automatisch bei der Registrierung eines „Zoom“-Accounts geschlossen, indem durch Akzeptieren der Nutzungsbedingungen von Zoom automatisch alle unter www.zoom.us/legal verlinkten Dokumente in das Vertragsverhältnis einbezogen werden. Dies umfasst dann auch das DPA; insbesondere ist das "Zoom Global Data Processing Addendum" in Nr. 19 der 19 der Nutzungsbedingungen von Zoom auch ausdrücklich mit aufgeführt. Auch wenn Sie Ihren Zoom-Account bereits vor dem 07.04.2020 angelegt haben, kann davon ausgegangen werden, dass das DPA "automatisch" gilt: Da Zoom eine Änderungsklausel in seinen vorherigen AGB hatte, gelten nun auch für Altkunden die neuen AGB, die das DPA automatisch einbeziehen. Damit besteht auch für Altkunden ein wirksamer Auftragsverarbeitungsvertrag.
• Achten Sie außerdem auf datenschutzfreundliche Einstellungen: „Datenschutz durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen“, Art. 25 Abs. 2 DSGVO. Bei Zoom ist das eigentlich schon der Fall. Insbesondere das so genannte „Aufmerksamkeitstracking“, das Auslöser für die Bezeichnung von Zoom als Datenschleuder auf Twitter war, gibt es seit April 2020 nicht mehr. 
• Schließlich sollten Sie Ihrem Meeting-Partner auch einen entsprechende Datenschutz-Hinweis erteilen – und zwar vor der Verwendung des Tools! Dazu können Sie bei der Einladung zu einem Zoom-Meeting den Hinweis aufnehmen: „Zur Durchführung des Online-Meetings verwenden wir „zoom“. Hinweise zur Datenverarbeitung finden Sie insoweit unter [Link auf die Datenschutzerklärung auf der Webseite].“ Natürlich zeigt der Link dann auf die Datenschutzhinweise auf Ihrer Webseite, wo Sie über den Einsatz von Zoom informieren.

Sie wollen wissen, wie diese Datenschutzinformationen formuliert sein müssen? Sie haben Fragen zu anderen Video-Tools, wie zum Beispiel Microsoft Teams?

Dann rufen Sie uns an oder schicken uns eine E-Mail. Gern vereinbaren wir eine Besprechung mit Ihnen (über Zoom ;-)), stellen Ihnen ein individuelles Muster zur Verfügung und beantworten Ihre Fragen. Mit uns sind Video-Calls kein Hexenwerk.

Lars Hänig
Rechtsanwalt