Rechtstipp für Unternehmer und Selbstständige: So ziehen Sie einen Mahnprozess korrekt auf

Offene Rechnungen sind ein häufiger Ärger für Unternehmer und Selbstständige. Sie belasten nicht nur die Liquidität, sondern erfordern auch eine klare Strategie, um säumige Kunden zur Zahlung zu bewegen. Doch wie mahne ich richtig? Müssen Mahnungen per Post kommen, oder genügt eine Mahnung per Mail? Wir zeigen Ihnen, wie Sie einen professionellen Mahnprozess aufsetzen und an Ihr Geld kommen.

1. Muss eine Mahnung verschickt werden?

Rein rechtlich ist eine Mahnung nicht immer erforderlich. Gemäß § 286 Abs. 2 BGB gerät ein Kunde spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung automatisch in Verzug, sofern dies in der Rechnung entsprechend vermerkt ist. Dennoch empfiehlt es sich, eine oder mehrere Mahnungen zu versenden, um dem Kunden die Möglichkeit zur Zahlung zu geben, bevor rechtliche Schritte eingeleitet werden.

Eine Mahnung hat zudem praktische Vorteile:

• Sie signalisiert dem Kunden, dass Sie die Zahlung ernsthaft einfordern.
• Sie schaffen Klarheit über Ihre Forderung und geben eine klare Frist vor.
• Eine Mahnung kann eine wichtige Grundlage für spätere rechtliche Schritte sein.

2. Wie mahne ich richtig?

Eine ordnungsgemäße Mahnung sollte folgende Punkte enthalten:

• Betreff: Das Wort „Mahnung“ sollte deutlich erkennbar sein.
• Rechnungsdetails: Nennen Sie die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und den offenen Betrag.
• Zahlungsfrist: Setzen Sie eine konkrete Frist, z. B. „Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum [Datum].“
• Hinweis auf Konsequenzen: Informieren Sie den Kunden, dass bei weiterer Nichtzahlung rechtliche Schritte eingeleitet werden.

Beispiel:
„Sehr geehrte/r Herr/Frau [Name],
leider konnten wir bisher keinen Zahlungseingang zu unserer Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] vom [Datum] über [Betrag] feststellen. Wir bitten Sie, den offenen Betrag bis spätestens [Datum] auf unser untenstehendes Konto zu überweisen. Sollte die Zahlung nicht fristgerecht erfolgen, sehen wir uns gezwungen, rechtliche Schritte einzuleiten.“

3. Mahnung per Post oder Mail?

Müssen Mahnungen per Post kommen, oder reicht eine Mahnung per Mail?
Hier gibt es keine gesetzliche Vorschrift, dass eine Mahnung per Post erfolgen muss. Eine Mahnung per Mail ist rechtlich ebenso zulässig wie per Fax oder SMS, sofern der Zugang beim Kunden sichergestellt ist. Allerdings bietet der Versand per Post einige Vorteile:

• Sie können den Versand und Zugang der Mahnung besser dokumentieren, z. B. durch Einschreiben.
• Manche Kunden nehmen postalische Mahnungen ernster als digitale Nachrichten.

Tipp: Für wichtige Mahnungen, insbesondere vor rechtlichen Schritten, empfiehlt sich der Versand per Einschreiben.

4. Der Mahnprozess: Schritte für effektives Forderungsmanagement

Ein professionell aufgebauter Mahnprozess hilft Ihnen, Zeit und Nerven zu sparen. Hier eine bewährte Struktur:

a) Freundliche Zahlungserinnerung

Schicken Sie zunächst eine freundliche Erinnerung – am besten per E-Mail. Viele Kunden zahlen nach einer kurzen Erinnerung, ohne dass weitere Maßnahmen erforderlich sind.

b) Erste Mahnung

Ist die Rechnung weiterhin offen, folgt die erste Mahnung. Hier können Sie den Ton etwas verschärfen, aber sachlich bleiben. Setzen Sie eine Frist von 7 bis 14 Tagen.

c) Zweite Mahnung

Wenn auch die erste Mahnung ohne Erfolg bleibt, können Sie die zweite Mahnung versenden. Erwähnen Sie deutlich, dass der Kunde sich in Verzug befindet und dass Verzugszinsen oder Mahngebühren anfallen können.

d) Dritte Mahnung

Bleibt die Zahlung aus, verschicken Sie die dritte Mahnung, auch als „letzte Mahnung“ bezeichnet. Hier sollten Sie ankündigen, dass Sie rechtliche Schritte einleiten, falls die Zahlung nicht umgehend erfolgt.

Wichtig: Dokumentieren Sie alle Mahnungen, um im Streitfall nachweisen zu können, dass der Kunde zur Zahlung aufgefordert wurde.

5. Verzugszinsen und Mahngebühren geltend machen

Sobald der Kunde in Verzug ist, haben Sie das Recht, Verzugszinsen (§ 288 BGB) und Mahngebühren zu berechnen. Diese sollten Sie bereits in der zweiten oder dritten Mahnung erwähnen. Der Verzugszinssatz beträgt:

• Für Verbraucher: 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz.
• Für Unternehmer: 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz.

Beispiel: „Durch den Zahlungsverzug sind Verzugszinsen in Höhe von [Betrag] entstanden, die wir Ihnen zusätzlich in Rechnung stellen.“

6. Einschaltung eines Rechtsanwalts

Wenn der Kunde trotz aller Mahnungen nicht zahlt, sollten Sie einen Anwalt einschalten. Ein anwaltliches Mahnschreiben wird von Kunden meist ernster genommen als Mahnungen direkt vom Unternehmen. Ein spezialisierter Anwalt kann:

• Ihre Forderung rechtlich prüfen.
• Ein professionelles Mahnschreiben aufsetzen.
• Den Druck auf den Kunden erhöhen.

Tipp: Anwaltskosten können Sie vom Schuldner zurückfordern, sofern er sich im Verzug befindet.

7. Mahnbescheid beantragen

Bleibt der Kunde weiter zahlungsunwillig, können Sie über das zuständige Mahngericht einen Mahnbescheid beantragen. Dieser ist ein rechtlich verbindlicher Schritt und zeigt dem Schuldner, dass Sie die Sache ernst meinen. Der Mahnbescheid wird dem Kunden zugestellt, und er hat die Möglichkeit, innerhalb von 14 Tagen Widerspruch einzulegen. Zahlt er nicht und legt keinen Widerspruch ein, können Sie einen Vollstreckungsbescheid beantragen.

Vorteil: Der Mahnbescheid ist eine schnelle und kostengünstige Möglichkeit, Druck auszuüben.
Nachteil: Bei Widerspruch bleibt nur der Klageweg.

8. Klage und Zwangsvollstreckung

Als letzter Schritt bleibt die gerichtliche Durchsetzung Ihrer Forderung. Ein erfahrener Anwalt kann Sie bei der Klage unterstützen und sicherstellen, dass Ihre Rechte vor Gericht bestmöglich vertreten werden. Wenn Sie einen Vollstreckungstitel erwirken, können Sie Maßnahmen wie Kontopfändungen oder die Zwangsversteigerung von Vermögenswerten einleiten.

Fazit: Mit einem strukturierten Mahnprozess erfolgreich an Ihr Geld kommen

Ein klarer Mahnprozess ist der Schlüssel, um säumige Kunden zur Zahlung zu bewegen. Ob Mahnung per Mail oder per Post – wichtig ist, dass Sie die richtige Tonlage treffen und alle Schritte dokumentieren. Wenn Mahnungen nicht ausreichen, können Anwälte und gerichtliche Verfahren helfen, Ihre Forderungen erfolgreich durchzusetzen. Mit einem Rechtsbeistand erhöhen Sie Ihre Erfolgschancen erheblich.

Holen Sie sich Unterstützung! Lassen Sie sich von einem Anwalt beraten und treiben Sie offene Forderungen konsequent ein.

Dies ist natürlich keine finale Darstellung aller zu beachtenden Punkte und oft eine verkürzte Darstellung