Die wesentlichen Voraussetzungen einer Abmahnung: Was Sie wissen sollten

Die Abmahnung ist ein zentrales Instrument im Arbeitsrecht, das sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber betrifft. Sie dient in erster Linie dazu, das Arbeitsverhältnis zu stabilisieren, indem sie auf Fehlverhalten hinweist und eine Änderung einfordert. Doch wann ist eine Abmahnung wirksam? Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein?

Was ist eine Abmahnung?

Eine Abmahnung ist eine formale Rüge des Arbeitgebers, die den Arbeitnehmer auf ein Fehlverhalten aufmerksam macht. Sie erfüllt zwei Hauptfunktionen: Zum einen weist sie auf die Pflichtverletzung hin, zum anderen gibt sie dem Arbeitnehmer die Gelegenheit, sein Verhalten zu korrigieren. Die Abmahnung ist somit keine Sanktion für die Pflichtverletzung, sondern dient vielmehr der Vorbeugung einer Wiederholung.

Die drei wesentlichen Elemente einer Abmahnung

Damit eine Abmahnung wirksam ist, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Neben der Dokumentation des Fehlverhaltens liegt das vor allem in der Rüge- und Warnfunktion einer Abmahnung:

1. Konkretisierung des Fehlverhaltens 

Eine Abmahnung muss das beanstandete Verhalten so genau wie möglich beschreiben. Allgemeine Formulierungen wie „Sie sind unzuverlässig“ reichen nicht aus. Stattdessen sollte klar und deutlich benannt werden, was passiert ist, z. B.: „Am 07. Januar 2025 haben Sie unentschuldigt Ihre Schicht nicht angetreten.“ Nur so kann der Arbeitnehmer nachvollziehen, was von ihm beanstandet wird.

2. Hinweis auf die Pflichtverletzung

Die Abmahnung muss deutlich machen, warum das Verhalten eine Verletzung arbeitsvertraglicher Pflichten darstellt. Im obigen Beispiel könnte dies ergänzt werden mit: „Sie haben damit gegen Ihre Pflicht zur ordnungsgemäßen Arbeitsleistung gemäß § 3 Ihres Arbeitsvertrags verstoßen.“ Es sollte aufgeführt werden, welches Verhalten stattdessen erwartet wird.

3. Droh- und Warnfunktion

Die Abmahnung muss klar auf die Konsequenzen hinweisen, falls das Verhalten nicht geändert wird. Eine typische Formulierung könnte lauten: „Sollte sich ein solches Fehlverhalten wiederholen, behalten wir uns arbeitsrechtliche Schritte bis hin zur Kündigung vor.“ Die Warnung verdeutlicht dem Arbeitnehmer den Ernst der Lage und verlangt eine entsprechende Besserung.

Schriftform oder mündlich?

Eine Abmahnung kann grundsätzlich mündlich erfolgen. Im Streitfall wird es jedoch nur in den seltensten Fällen gelingen, eine mündliche Abmahnung und deren genaue Formulierung zu beweisen. Es empfiehlt sich daher die Abmahnung schriftlich zu erstellen und dem Vertragspartner nachweisbar zukommen zu lassen.

Für Arbeitgeber: Vorsicht bei der Formulierung

Eine ungenaue oder fehlerhafte Abmahnung kann schnell unwirksam sein. Dies gilt insbesondere für die genannten Voraussetzungen. Fehlt es etwa an einer entsprechenden Warnung und Androhung arbeitsrechtlicher Konsequenzen, handelt es sich nicht um eine Abmahnung – in diesem Fall liegt lediglich eine Ermahnung vor. Es lohnt sich, den rechtlichen Rahmen genau zu kennen oder sich juristisch beraten zu lassen.

Für Arbeitnehmer: Chance zur Klärung nutzen

Eine Abmahnung ist keine Kündigung - sondern ein Signal zur Verbesserung. Nutzen Sie die Gelegenheit, um Missverständnisse auszuräumen oder Ihr Verhalten anzupassen. Ein offenes Gespräch mit Ihrem Arbeitgeber kann oft dazu beitragen, die Situation zu entschärfen und gemeinsam Lösungen zu finden.

Fazit

Die Abmahnung ist ein wichtiges Instrument, das im Arbeitsverhältnis klare Signale setzt – sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber. Richtig angewandt, schafft sie Klarheit und ermöglicht es, Konflikte zu lösen, bevor sie eskalieren. Arbeitgeber sollten darauf achten, die formellen Voraussetzungen genau einzuhalten, während Arbeitnehmer die Abmahnung nicht nur als Angriff, sondern als Möglichkeit sehen sollten das Arbeitsverhältnis wieder auf eine stabile Grundlage zu stellen. Ein respektvoller und lösungsorientierter Umgang hilft beiden Seiten, Missstände zu klären und das Vertrauen im Arbeitsalltag zu stärken.

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