Kündigungsschreiben: So beenden Sie Ihren Arbeitsvertrag richtig
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Experten-Autorin dieses Themas
Wenn Sie als Arbeitnehmer Ihr Arbeitsverhältnis kündigen wollen, sollten Sie ein paar Dinge beachten. Ansonsten kann es sein, dass die Kündigung unwirksam ist. Aber auch wenn die Kündigung nicht gleich unwirksam ist, könnten Ihnen durch ungeschickte beziehungsweise nicht durchdachte Formulierungen Nachteile entstehen.
Das Gesetz schreibt für die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses die Schriftform vor. Das bedeutet, dass ein Brief mit Original-Unterschrift nötig ist. Das Hineinkopieren einer eingescannten Unterschrift in das Kündigungsschreiben genügt ebenso wenig wie eine Kündigung in digitaler Textform – etwa per E-Mail, WhatsApp-Nachricht oder SMS. Wird die Schriftform nicht eingehalten, ist die Kündigung unwirksam.
Einfaches Muster für ein Kündigungsschreiben
Grundsätzlich reicht folgender Satz für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses aus:
Sehr geehrte Damen und Herren,
hiermit kündige ich meinen mit Ihnen bestehenden Arbeitsvertrag ordentlich und fristgerecht zum nächstmöglichen Zeitpunkt, meines Erachtens zum TT.MM.JJJJ.
Mit dieser Formulierung machen Sie klar, dass Sie fristgemäß – also unter Einhaltung der Kündigungsfrist – und nicht fristlos kündigen wollen. Außerdem ist für den Arbeitgeber erkennbar, von welcher Kündigungsfrist Sie ausgehen und zu welchem Zeitpunkt das Arbeitsverhältnis somit Ihrer Meinung nach endet. Sollte der Arbeitgeber anderer Meinung sein und von einer anderen Kündigungsfrist ausgehen, wird er Ihnen dies vermutlich zeitnah nach Erhalt der Kündigung mitteilen.
Wie ist ein Kündigungsschreiben aufgebaut?
Wie bei jedem Schreiben muss der Absender (Arbeitnehmer) und der Adressat (Arbeitgeber) der Kündigung erkennbar sein. Unterläuft Ihnen bei der Adressierung ein Fehler, kann es sein, dass das Schreiben von der Post nicht zugestellt werden kann. Damit die Kündigung möglichst schnell bearbeitet wird, sollten Sie sie an die beim Arbeitgeber zuständige Person schicken – etwa den direkten Vorgesetzen oder die Personalabteilung (in größeren Unternehmen oft „HR“ genannt).
Bitte um Bestätigung
Um sicherzugehen, dass die Kündigung beim Arbeitgeber eingegangen ist, und um Klarheit beim Beendigungsdatum zu haben, bietet sich folgender ergänzender Satz im Kündigungsschreiben an:
Bitte bestätigen Sie mir den Erhalt der Kündigung und das Datum, an dem der Arbeitsvertrag endet.
Anspruch auf Resturlaub
Sofern Sie noch Urlaubsansprüche haben, bietet es sich an, hierzu etwas zu schreiben, etwa: Nach meiner Berechnung habe ich noch Anspruch auf [Anzahl] Tage Resturlaub.
Die Berechnung des Resturlaubs ist nicht immer einfach. So kommt es darauf an, ob Sie nur den gesetzlichen Mindesturlaub (4 Wochen) haben oder Ihnen im Arbeitsvertrag beziehungsweise im Tarifvertrag zusätzliche Urlaubstage zugesagt wurden (z. B. 30 Tage). Außerdem spielt es eine Rolle, wann das Arbeitsverhältnis endet (in der Wartezeit, in der ersten Jahreshälfte, in der zweiten Jahreshälfte). Je nachdem haben Sie für das letzte Beschäftigungsjahr Anspruch auf den vollen Jahresurlaub oder nur auf anteiligen Urlaub. Abhängig von der Anzahl der Urlaubstage kann es Sinn machen, konkret Urlaub zu beantragen.
Die gesetzliche Wartezeit beim Urlaubsanspruch ist nicht zu verwechseln mit der Probezeit. Während die Probezeit zwischen null und sechs Monaten betragen kann und im Arbeitsvertrag beziehungsweise Tarifvertrag ausdrücklich vereinbart werden muss, beträgt die Wartezeit beim Urlaubsanspruch immer sechs Monate und gilt automatisch, da sie im Gesetz geregelt ist. Die Wartezeit besagt, dass der volle Urlaubsanspruch erst nach sechsmonatigem Bestehen des Arbeitsverhältnisses erworben wird, davor besteht nur Anspruch auf anteiligen Urlaub.
Kündigungsgrund
Eine Begründung der Kündigung ist nicht nötig. Arbeitnehmer können das Arbeitsverhältnis jederzeit unter Einhaltung der Kündigungsfrist kündigen. Wenn Sie dem Arbeitgeber dennoch mitteilen möchten, warum Sie das Unternehmen verlassen wollen, sollten Sie dies eher in einem persönlichen Gespräch mit dem Vorgesetzten tun.
Dank für Zusammenarbeit und gute Wünsche
Auch wenn es Probleme mit dem Arbeitgeber gab und Sie gute Gründe haben, dort nicht mehr arbeiten zu wollen, sollte das Kündigungsschreiben sachlich formuliert sein und nicht als „Abrechnung“ mit dem Arbeitgeber genutzt werden. Ihre Kündigung wirkt souveräner, wenn Sie sich für die bisherige Zusammenarbeit bedanken – mit einem kurzen Satz, denn schließlich wollen Sie das Arbeitsverhältnis beenden:
„Ich bedanke mich für die langjährige Zusammenarbeit und wünsche Ihnen alles Gute.“
Ein solcher Satz schadet auch sicherlich nicht vor dem Hintergrund, dass Sie vom Arbeitgeber noch ein gutes Arbeitszeugnis erhalten wollen.
Arbeitszeugnis im Kündigungsschreiben anfordern
Sinnvollerweise sollte man bei der Gelegenheit auch gleich ein qualifiziertes Arbeitszeugnis anfordern. Wenn Sie noch keine neue Stelle haben – weil Sie z. B. eine lange Kündigungsfrist haben und eine Bewerbung daher erst nach der Kündigung des aktuellen Arbeitsverhältnisses Sinn macht –, benötigen Sie es ohnehin zeitnah für Bewerbungen. Aber auch wenn Sie schon eine neue Stelle haben, ist es von Vorteil, den Arbeitgeber frühzeitig an die Ausstellung eines Zeugnisses zu erinnern, damit dies nicht in Vergessenheit gerät.
Je nach den Umständen kann man anbieten, das Zeugnis selbst zu formulieren und dem Arbeitgeber als Entwurf zuzuschicken. Dies hat den Vorteil, dass sich der Arbeitgeber nicht selbst die Mühe machen muss, alle Daten zusammenzutragen. Wenn der Zeugnisvorschlag zudem keine falschen Angaben enthält und die vorgeschlagene Bewertung von Leistung und Verhalten dem Arbeitgeber angemessen erscheint, haben Sie gute Chancen, dass der Arbeitgeber Ihren Vorschlag unverändert oder zumindest nahezu unverändert übernimmt. Um sicherzugehen, dass Ihr Formulierungsvorschlag wirklich einem guten bis sehr guten Zeugnis entspricht, sollten Sie sich bei der Formulierung von einem Anwalt mit Schwerpunkt Arbeitsrecht unterstützen lassen.
Kündigungsfrist und Zugang der Kündigung
Sofern Sie nicht fristlos kündigen wollen, weil ein wichtiger Grund vorliegt und Ihnen die Einhaltung der Kündigungsfrist nicht zumutbar ist – z. B. weil der Arbeitgeber das Gehalt nicht zahlt oder Sie am Arbeitsplatz sexuell belästigt werden –, müssen Sie die Kündigungsfrist einhalten. Nach dem Gesetz beträgt die Kündigungsfrist – außer in der Probezeit – vier Wochen zum 15. eines Monats oder zum Monatsende. Im Arbeitsvertrag oder im Tarifvertrag kann aber etwas Abweichendes vereinbart sein.
Die Kündigungsfrist beginnt erst dann zu laufen, wenn das Kündigungsschreiben dem Arbeitgeber zugeht, und zwar am Folgetag des Zugangs. Sie sollten daher darauf achten, dass Sie das Datum des Zugangs nachweisen können. Die Kündigung ist zugegangen, wenn der Arbeitgeber das Schreiben tatsächlich erhalten hat oder zumindest davon hätte Kenntnis nehmen können, weil es im Briefkasten eingeworfen wurde und mit dem Leeren des Briefkastens gerechnet werden konnte. Wird das Schreiben also von Ihnen abends um 20 Uhr in den Briefkasten geworfen, geht es erst am nächsten Tag zu.
Ein Einschreiben mit Rückschein geht erst zu, wenn der Postbote es dem Arbeitgeber aushändigt oder der Arbeitgeber es bei der Post abholt, nachdem er den Benachrichtigungszettel erhalten hat. Sofern möglich, bietet sich daher die persönliche Übergabe an. Zum Beleg sollten Sie sich die Zustellung auf einer Kopie des Kündigungsschreibens mit Unterschrift und Datum bestätigen lassen. Auch wenn ein Arbeitgeber hierzu nicht verpflichtet ist, bestätigen die meisten Arbeitgeber den Erhalt der Kündigung. Vorsorglich sollten Sie aber einen Zeugen zur Übergabe mitnehmen, etwa einen Arbeitskollegen.
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Rechtstipps zu "Kündigungsschreiben"
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17.05.2024 Rechtsanwalt Sebastian Geidel LL.M.„… zulässig, z.B. bei Willenserklärungen oder geschäftsähnlichen Handlungen. Nehmen wir an, Sie haben ein Kündigungsschreiben unterschrieben, aber es basierte auf falschen Informationen. In solchen Fällen …“ Weiterlesen
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17.05.2024 Rechtsanwalt Dirk M. Richter„… , müssen Sie die gesetzlichen Kündigungsfristen beachten. In der Regel beträgt diese drei Monate. Kündigungsschreiben: Die Kündigung des Untermietverhältnisses muss schriftlich erfolgen …“ Weiterlesen
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04.05.2024 Rechtsanwalt Dirk M. Richter„… , die Ihre Anstellung und die Kündigung betreffen: Arbeitsvertrag, Lohnabrechnungen, Kündigungsschreiben und jegliche Zusatzvereinbarungen. Lassen Sie diese von einem Fachanwalt prüfen. 4. Rechtliche Unterstützung suchen …“ Weiterlesen
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01.05.2024 Rechtsanwalt Alexander Bredereck„… einer Kündigungsschutzklage am selben Tag, an dem man das Kündigungsschreiben erhalten hat, durch einen spezialisierten Anwalt/Fachanwalt prüfen lassen. Wer sich unverzüglich bei einem Anwalt meldet, geht …“ Weiterlesen
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29.04.2024 Rechtsanwalt Alexander Bredereck„… . Sagt der Arbeitgeber beim Überreichen des Kündigungsschreibens beispielsweise: „Jetzt kannst du nach Hause gehen“, sollte der Arbeitnehmer zur Sicherheit nachfragen, ob damit eine Freistellung gemeint …“ Weiterlesen
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23.04.2024 Rechtsanwalt Adrian Jäckel„… . Das bedeutet, dass der Namenszusatz zur Unterschrift oder die Unterschrift in der Regel auf dem Kündigungsschreiben gut lesbar sein sollte, um den Aussteller klar zu identifizieren. Wer muss …“ Weiterlesen
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22.04.2024 Rechtsanwalt Dipl.-Jur. Jens Usebach LL.M.„… Sie sich gegebenenfalls rechtlich beraten, um Ihre Interessen zu wahren. Überprüfen Sie auch das Kündigungsschreiben auf Formalitäten, wie z.B. die Einhaltung der Kündigungsfrist und die Angabe …“ Weiterlesen
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20.04.2024 Rechtsanwalt Marcel Wack„… oder mit einer kurzen Frist. Die Gründe für eine außerordentliche Kündigung müssen im Kündigungsschreiben genannt werden. Kündigungsschutzklage: Arbeitnehmer können innerhalb von drei Wochen nach Zugang …“ Weiterlesen
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19.04.2024 Rechtsanwalt Florian Schleifer„… erfahren. Hier finden Sie eine Anleitung, wie Sie Ihr Arbeitsverhältnis korrekt beenden können, von der notwendigen Schriftform bis hin zu Empfehlungen für den Inhalt Ihres Kündigungsschreibens. 1 …“ Weiterlesen
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17.04.2024 Rechtsanwalt Adrian Jäckel„… eines Wohnraummietverhältnisses ist die Angabe des zur Kündigung führenden wichtigen Grundes in dem Kündigungsschreiben erforderlich (§ 569 Abs. 4 BGB). Dies ermöglicht dem Kündigungsempfänger …“ Weiterlesen
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11.04.2024 Rechtsanwältin Mariam Shoja LL.M.„… ) Bei Vorliegen eines wichtigen Grundes ist auch die fristlose Kündigung möglich. Die Angabe des Grundes im Kündigungsschreiben – gleich ob fristlose oder fristgerechte Kündigung - ist zwar nicht erforderlich …“ Weiterlesen
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10.04.2024 Rechtsanwalt Dipl.-Jur. Jens Usebach LL.M.„… , Kündigungsschreiben, Gehaltsabrechnungen und Korrespondenz mit dem Arbeitgeber . Diese Unterlagen können im Falle eines Rechtsstreits als Beweismittel dienen und helfen, die eigenen Ansprüche …“ Weiterlesen
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08.04.2024 Rechtsanwalt Martin Wehrmann„… von Kündigungsschreiben zu beenden, welche jedoch nicht erfolgreich zurückgesandt wurden. Ein geführtes Telefonat mit dem Unternehmen, das eine Überprüfung in Aussicht stellte, führte zu keinem weiteren Dialog. Falls FT …“ Weiterlesen
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17.05.2024 Rechtsanwalt Martin Stier„… darf man in ein am PC erzeugtes Kündigungsschreiben auf gar keinen Fall am Ende eine eingescannte Unterschrift einfügen. Diese mag zwar auf den ersten Blick handgeschrieben und farbig - also echt …“ Weiterlesen
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27.03.2024 Rechtsanwalt Alexander Bredereck„… erreichen, an dem Sie das Kündigungsschreiben erhalten haben. Dann bleibt regelmäßig genug Zeit, um alle für Ihre Rechtsdurchsetzung relevanten Fristen einzuhalten. Für die Kündigungsschutzklage gilt …“ Weiterlesen
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27.03.2024 Rechtsanwalt Daniel Loschelder„… nach Vertragsschluss ausgegangen. Zu Recht hat die Kammer im Übrigen auch darauf verwiesen, dass noch nicht einmal die Kündigungsschreiben der Beklagten vom 18.11.2021 bzw. 06.01.2022 Hinweise darauf enthalten …“ Weiterlesen
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26.03.2024 Rechtsanwalt Alexander Bredereck„… der spezialisierten Fachanwaltskanzleien. Rufen Sie dort am selben Tag an, an dem Ihnen das Kündigungsschreiben zugeht. So gehen Sie sicher, keine für Ihre Rechtsdurchsetzung relevante Frist zu verpassen …“ Weiterlesen
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25.03.2024 Rechtsanwalt Alexander Bredereck„… sollten Sie den Experten oder die Expertin unverzüglich anrufen, um keinen Fristablauf zu riskieren. Für die Klage haben Sie zwar drei Wochen Zeit nach Zugang des Kündigungsschreibens. Die sofortige Zurückweisung …“ Weiterlesen
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10.04.2024 Rechtsanwalt Christian Bachnik„… Irrtum! => Der Arbeitgeber zahlt eine Abfindung also freiwillig an den Arbeitnehmer. Es gibt natürlich Ausnamen von diesem Grundsatz z.B. §1a KSchG, also z.B. wenn im Kündigungsschreiben ausdrücklich …“ Weiterlesen
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20.03.2024 Rechtsanwalt Alexander Bredereck„… nach der Kündigung an, am besten am selben Tag, an dem Sie das Kündigungsschreiben erhalten haben. Dann gehen Sie regelmäßig sicher, dass alle für Ihre Rechtsdurchsetzung relevanten Fristen eingehalten …“ Weiterlesen
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16.03.2024 Rechtsanwältin Dipl.Jur Stefanie Lindner„… Kündigungsschutzgesetz (KSchG) . Der Arbeitnehmer bekommt eine Abfindung in Höhe von 0,5 Monatsgehältern je Beschäftigungsjahr, wenn er keine Kündigungsschutzklage erhebt und der Arbeitgeber im Kündigungsschreiben …“ Weiterlesen
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13.03.2024 Rechtsanwalt Florian Schleifer„… ! Wir sind für Sie da! Erfordernis einer ausreichenden Begründung Laut § 573 Abs. 3 BGB müssen die Gründe für die Kündigung im Kündigungsschreiben detailliert aufgeführt werden. Dies versetzt den Mieter …“ Weiterlesen
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11.03.2024 Rechtsanwalt Florian Schleifer„… ! Beweisführung und Darlegungspflicht Die Beweislast für die geltend gemachten wirtschaftlichen Nachteile liegt beim Vermieter. Dies bedeutet, dass bereits im Kündigungsschreiben detailliert aufgeführt werden …“ Weiterlesen