Wie erstelle ich eine formgerechte Kündigung als Arbeitgeber?

Die Kündigung eines Mitarbeiters ist ein heikles Thema, das mit Bedacht und unter Einhaltung der rechtlichen Vorgaben durchgeführt werden muss. Fehler in der Kündigung können zu unnötigen Streitigkeiten und juristischen Auseinandersetzungen führen. In diesem Blogbeitrag zeige ich, welche Schritte notwendig sind, um eine formgerechte Kündigung als Arbeitgeber zu erstellen.

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1. Kündigungsgrund prüfen

In Deutschland muss eine Kündigung in der Regel begründet werden. Das Kündigungsschutzgesetz (KSchG) schützt Arbeitnehmer, die länger als sechs Monate in einem Unternehmen mit mehr als zehn Mitarbeitern beschäftigt sind, vor ungerechtfertigten Kündigungen. Es gibt drei Hauptgründe, die eine Kündigung rechtfertigen können:

• Betriebsbedingte Gründe: Wirtschaftliche Schwierigkeiten oder Umstrukturierungen im Unternehmen.
• Verhaltensbedingte Gründe: Fehlverhalten des Mitarbeiters, das eine weitere Zusammenarbeit unzumutbar macht.
• Personenbedingte Gründe: Gründe, die in der Person des Mitarbeiters liegen, z.B. langfristige Krankheit oder mangelnde Leistungsfähigkeit.

Bevor die Kündigung ausgesprochen wird, sollte geprüft werden, ob eine Abmahnung erforderlich ist. Bei verhaltensbedingten Gründen ist eine Abmahnung in der Regel notwendig.

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2. Kündigungsfrist einhalten

Arbeitgeber müssen die Kündigungsfristen beachten, die im Arbeitsvertrag oder im Tarifvertrag geregelt sind. Diese richten sich meist nach der Dauer der Betriebszugehörigkeit des Mitarbeiters. Nach § 622 BGB gelten folgende Kündigungsfristen für den Arbeitgeber. Dazu heißt es wortwörtlich:

(1) Das Arbeitsverhältnis eines Arbeiters oder eines Angestellten (Arbeitnehmers) kann mit einer Frist von vier Wochen zum Fünfzehnten oder zum Ende eines Kalendermonats gekündigt werden.

(2) Für eine Kündigung durch den Arbeitgeber beträgt die Kündigungsfrist, wenn das Arbeitsverhältnis in dem Betrieb oder Unternehmen

1. zwei Jahre bestanden hat, einen Monat zum Ende eines Kalendermonats,

2. fünf Jahre bestanden hat, zwei Monate zum Ende eines Kalendermonats,

3. acht Jahre bestanden hat, drei Monate zum Ende eines Kalendermonats,

4. zehn Jahre bestanden hat, vier Monate zum Ende eines Kalendermonats,

5. zwölf Jahre bestanden hat, fünf Monate zum Ende eines Kalendermonats,

6. 15 Jahre bestanden hat, sechs Monate zum Ende eines Kalendermonats,

7. 20 Jahre bestanden hat, sieben Monate zum Ende eines Kalendermonats.

(3) Während einer vereinbarten Probezeit, längstens für die Dauer von sechs Monaten, kann das Arbeitsverhältnis mit einer Frist von zwei Wochen gekündigt werden. 

Im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag können jedoch auch andere Fristen geregelt sein. Eine fristlose Kündigung ist nur bei schweren Verstößen zulässig und erfordert einen konkreten und gravierenden Grund.

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3. Betriebsrat anhören

Falls in Ihrem Unternehmen ein Betriebsrat existiert, muss dieser vor jeder Kündigung angehört werden (§ 102 BetrVG). Der Betriebsrat hat das Recht, innerhalb von einer Woche eine Stellungnahme abzugeben. Ignoriert der Arbeitgeber dieses Anhörungsrecht, ist die Kündigung unwirksam. Auch bei einer Kündigung in der Probezeit sollte der Betriebsrat informiert werden.

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4. Formvorschriften beachten

Die Kündigung muss schriftlich erfolgen (§ 623 BGB). Eine Kündigung per E-Mail, Fax oder mündlich ist unwirksam. Die schriftliche Kündigung muss folgende Elemente enthalten:

• Klarheit und Eindeutigkeit: Die Kündigungserklärung muss eindeutig formuliert sein.
• Kündigungsgrund: Der Kündigungsgrund muss nicht unbedingt im Kündigungsschreiben selbst genannt werden (außer bei einer fristlosen Kündigung), sollte jedoch klar und nachvollziehbar dokumentiert sein.
• Kündigungsfrist: Geben Sie das genaue Ende des Arbeitsverhältnisses an oder weisen Sie auf die Kündigungsfrist hin.
• Unterschrift: Die Kündigung muss vom Arbeitgeber eigenhändig unterzeichnet werden.

5. Übergabe der Kündigung

Die Kündigung muss dem Mitarbeiter wirksam zugestellt werden. Idealerweise erfolgt dies persönlich oder per Einschreiben mit Rückschein. Bei einer persönlichen Übergabe sollte der Mitarbeiter den Erhalt der Kündigung bestätigen. Sollte der Mitarbeiter die Annahme verweigern, kann die Kündigung auch vor Zeugen übergeben werden.

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6. Arbeitsrechtliche Konsequenzen prüfen

Je nach Situation muss der Arbeitgeber weitere rechtliche Aspekte berücksichtigen, z.B.:

• Sonderkündigungsschutz: Schwangere, schwerbehinderte Mitarbeiter, Betriebsratsmitglieder und Eltern in Elternzeit genießen einen besonderen Kündigungsschutz.
• Abfindungsansprüche: In manchen Fällen, insbesondere bei betriebsbedingten Kündigungen, kann ein Anspruch auf Abfindung bestehen, wenn dies im Arbeitsvertrag oder im Sozialplan geregelt ist.

7. Abwicklung des Arbeitsverhältnisses

Nach der Kündigung ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Mitarbeiter die notwendigen Unterlagen wie das Arbeitszeugnis, die Abrechnung der restlichen Urlaubstage und das Sozialversicherungsnachweisheft zu übergeben. Es sollte auch sichergestellt werden, dass eventuelle offene Forderungen, wie Gehaltsnachzahlungen oder Überstundenvergütungen, beglichen werden.

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Fazit

Die formgerechte Kündigung eines Mitarbeiters ist ein komplexer Prozess, der sowohl rechtliche als auch menschliche Aspekte berücksichtigt. Als Arbeitgeber sollten Sie stets darauf achten, die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten, um spätere arbeitsrechtliche Auseinandersetzungen zu vermeiden. Eine klare Kommunikation und eine faire Behandlung des Mitarbeiters sind entscheidend, um den Prozess möglichst reibungslos zu gestalten. Wir beraten Sie hierzu gerne.