Wissenswertes rund um die Dienstreise – Pflichtprogramm? Arbeitszeit? Kosten?

Wissenswertes rund um die Dienstreise – Pflichtprogramm? Arbeitszeit? Kosten?

Was genau ist eine Dienstreise?

Als Dienstreise bezeichnet man eine beruflich bedingte Reise, aufgrund welcher ein Mitarbeiter seiner Arbeit vorübergehend außerhalb seiner eigentlichen Arbeitsstätte nachkommt. Ab einer Dauer von über 8 Stunden spricht man von einer Dienstreise.

Kann eine Dienstreise ohne Weiteres angeordnet werden?

Je nach Berufsgruppe können Dienstreisen zu den arbeitsrechtlichen Pflichten gehören.

Geregelt sind diese Pflichten z. B. in Arbeitsverträgen, Unternehmensrichtlinien in Verbindung mit dem Direktionsrecht des Arbeitgebers und dies stets unter Berücksichtigung der arbeitsrechtliche Bestimmungen (z. B. Arbeitszeit, Arbeitsschutz, Reisekosten).

Reisezeit gleich Arbeitszeit? Es kommt drauf an ...

Reisezeit während der reguläreren Arbeitszeit

Ist der Arbeitnehmer während der regulären Arbeitszeit unterwegs (Auto, Zug, Flugzeug) gelten An- und Abreise als Arbeitszeit – unabhängig davon, ob er für die Zeit einen Arbeitsauftrag erhalten hat oder nicht.

Reisezeit außerhalb der regulären Arbeitszeit MIT Arbeitsauftrag

Sitzt ein Arbeitnehmer in seiner eigentlich freien Zeit im Zug/Flugzeit, muss jedoch auf Anweisung des Vorgesetzten arbeiten (z. B. Mails checken/beantworten, Meetings vor- oder nachbereiten), gilt diese Zeit selbstverständlich als Arbeitszeit.

Reisezeit außerhalb der regulären Arbeitszeit OHNE Arbeitsauftrag

Hat der Arbeitnehmer für die Fahrt- oder Flugzeit keinen Arbeitsauftrag erhalten, kann er die Zeit beliebig gestalten, weshalb diese Zeit nicht als Arbeitszeit gewertet wird. Auch dann nicht, wenn der Arbeitnehmer die Fahrt freiwillig zum Arbeiten nutzt.

Sieht der Arbeitgeber für An- und Abreise die öffentlichen Verkehrsmittel vor, der Arbeitnehmer entscheidet sich jedoch mit dem Auto zu fahren, gilt die Fahrtzeit nicht als Arbeitszeit. Dies deshalb nicht, da er die Möglichkeit auf Erholung bewusst ausgeschlagen hat.

Ausnahme:     

Anders sieht es aus, wenn der Arbeitnehmer mit dem Auto anreisen muss,         weil es z. B. keine andere Möglichkeit gibt. In diesem Fall ist die Fahrtzeit           auch als Arbeitszeit anzusehen, denn der Fahrer muss sich auf den Verkehr     konzentrieren und kann sich nicht erholen. Für Beifahrer gilt dies nicht!

Vorstehende Regelungen gelten unter Berücksichtigung von § 11 Arbeitszeitgesetz auch für An- oder Abreisen bzw. das Arbeiten an einem Sonntag generell.

Geschäftsessen gleich Arbeitszeit? Ja, aber ...

Es muss bei dem Essen mit Kunden oder sonstigen Geschäftspartnern tatsächlich um betriebliche Belange gehen. Nur dann ist diese Zeit als Arbeitszeit zu verbuchen. Ist das Treffen rein privater Natur, handelt es sich nicht um Arbeitszeit.

Notwendige Übernachtungen gleich Arbeitszeit? Nein!

Freie Zeit während einer Dienstreise (einschließlich Wochenende) kann ein Arbeitgeber nach seinen Wünschen gestalten und wie sonst auch, stehen ihm mindestens 11 Stunden Ruhezeit zu.

Dienstreise & Überstunden

Auch im Rahmen einer Dienstreise dürfen maximal 10 Stunden am Tag gearbeitet werden. Wie übilch, darf die durchschnittliche Arbeitszeit innerhalb von 6 Monaten bzw. 24 Wochen 8 Stunden nicht überschreiten.

Dienstreisen bilden also keine Ausnahme. Vielmehr muss hier sogar genauer hingeschaut werden, da Reisezeiten – wie oben beschrieben – unter Umständen ebenfalls zur Arbeitszeit gerechnet werden.

Aufwendungen für Dienstreise - Kostenerstattung durch Arbeitgeber?

Die gängigen Kosten, die bei einer Dienstreise anfallen können, sind folgende:

• Fahrtkosten (eigener PKW/Kilometerpauschale, Bahn-/Flugticket, Mietwagen, Taxi/andere Fahrdienste, Öffis)
• Unterkunft (Hotel o. Ä., WLan, Parken)
• Verpflegung (Verpflegungspauschale, tatsächliche Kosten)
• Sonstige Ausgaben (Telefon/Internet, Parkgebühren, Eintrittsgelder)

Die Erstattungsfähigkeiten können von Unternehmen zu Unternehmen variieren.

In der Regel werden Zugfahrten, Flüge und Unterkünfte im Vorfeld durch den Arbeitgeber gebucht, so dass sich über diese Erstattungen keine Gedanken gemacht werden muss.

Für den Fall, dass dem jedoch nicht so ist und auch wegen aller weiteren anfallenden Kosten, sollten unbedingt alle Belege aufbewahrt werden, um die tatsächlich entstandenen Kosten nachweisen zu können.

Fazit

Insgesamt ist festzuhalten, dass das Thema Dienstreise ein sehr komplexes Thema ist.

Welche spezifischen Regelungen für Sie gelten, finden Sie im Arbeits-/Tarifvertrag oder in den Betriebsvereinbarungen. Angefangen bei Was zählt zur Arbeitszeit? bishin zu Wem stehen Vielfliegermeilen oder Entschädigungen bei Verspätungen zu?

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